El RFQ incompleto: seis campos para cotizar sin cuatro idas y vueltas

«Hola, necesito precio por 500 de estas piezas.» Foto adjunta, sacada con el celular arriba del escritorio, sin una sola medida escrita al lado. Así llega un pedido de presupuesto de fábrica —RFQ, cuando el que escribe es el comprador de una empresa grande—: sin material, sin espesor, sin terminación, sin fecha y sin lugar de entrega. La respuesta natural es pedir lo que falta.

Ahí se decide el presupuesto, y no por los días que se pierden en el ida y vuelta: se decide por quién queda debiendo el próximo mensaje. Si preguntás, la pelota queda del lado del comprador y tu cotización todavía no existe en ningún lado; lo que existe es una consulta tuya esperando respuesta. Si cotizás igual y escribís arriba del precio el supuesto con el que cubriste cada campo vacío —«cotizado en chapa 1010 de 2 mm, crudo, retiro en planta»—, lo que vuelve no es un dato suelto: es una corrección sobre un número que ya está sobre la mesa.

Los seis datos que mueven el precio en una fábrica son cantidad y si se repite, material y espesor, plano o foto con una medida escrita al lado, terminación, fecha en que lo necesita en su planta y dónde se entrega. Ninguno de los seis es obligatorio: el que sabe tres contesta tres, y se cotiza igual.

En compras industriales esa diferencia además es formal, y es la parte que casi ningún taller tiene en cuenta. El comprador rara vez puede abrir una orden con una sola cotización: para armar el pedido de compra interno necesita juntar tres. Un mail tuyo preguntando el espesor no es una cotización y no entra en esa carpeta. Un precio con seis supuestos impresos arriba entra, aunque después lo corrijas dos veces. El que pregunta queda afuera de la comparación antes de que nadie mire su número, y por un motivo administrativo, no comercial.

Los seis campos, y por qué ninguno puede ser obligatorio

Son seis porque son los que cambian el precio en una fábrica. No hay un séptimo que valga la fricción de pedirlo.

1. Cantidad y si se repite. No es lo mismo 500 por única vez que 500 por mes: en la primera el herramental o la preparación se amortizan en una sola tirada, en la segunda podés cotizar la mitad. Es el dato que más plata mueve y el que casi nadie pregunta.
2. Material y espesor. "Acero" no es un dato. Entre un 1010 y un 304 hay una diferencia de precio que ninguna eficiencia de taller compensa.
3. Plano, muestra o foto con una medida escrita al lado. La medida escrita es lo importante: una foto sin escala no se cotiza, y exigir plano deja afuera a todo el que no lo tiene, que en compras de PyME es buena parte de los que escriben. Lo que tienen es una pieza rota arriba del escritorio.
4. Terminación. Crudo, pintado, zincado, anodizado. Es el campo que más se olvida y el que suma un proceso tercerizado con su propio plazo arriba del tuyo.
5. Fecha en que lo necesita en su planta. Un día concreto, no la palabra "urgente". "Urgente" te hace cotizar con un colchón de plazo que después te saca del negocio contra alguien que preguntó la fecha real.
6. Dónde se entrega. Retiro en planta, flete a 40 km o despacho a otra provincia son tres precios distintos del mismo trabajo.

Ninguno es obligatorio, y esto es lo que separa esta mecánica de un formulario común. Un campo obligatorio es un lugar donde el comprador abandona: no tiene el espesor a mano, cierra la ventana y le escribe al proveedor de al lado. Seis campos, cero asteriscos rojos. El que sabe tres, contesta tres.

El orden tampoco es casual: arranca por cantidad, que es lo único que el comprador siempre sabe de memoria, y deja para el final lo que tiene que ir a buscar. Si el primer campo lo obliga a levantarse del escritorio, no hay campo dos.

El texto exacto para contestar un pedido de presupuesto

Esto va como respuesta al primer mensaje, sea WhatsApp o mail. Copiá y cambiá lo que corresponda a tu taller:

Gracias, ya entró a cotización. Para tener el número hoy me sirven estos seis datos. Contestá los que tengas a mano; los que falten los cotizo con un supuesto que te dejo escrito arriba del precio.

1. Cantidad y si se repite (ej.: 500 por única vez / 500 por mes)
2. Material y espesor (si no sabés, poné "el que uses vos")
3. Plano, muestra o foto con una medida escrita al lado
4. Terminación (crudo, pintado, zincado, anodizado)
5. Fecha en que lo necesitás en tu planta (un día, no "urgente")
6. Dónde lo entregamos

Ese "los que falten los cotizo igual" es toda la mecánica. Baja la barrera a cero y al mismo tiempo avisa que va a haber supuestos, así el bloque que viene después no sorprende a nadie.

Cada campo vacío se contesta con un supuesto barato, no con una pregunta

La cotización sale con un bloque arriba del precio que dice exactamente con qué se cotizó:

Cotizado asumiendo:

• 500 unidades por única vez, sin escala por repetición
• Chapa DD 1,2 mm (no especificado)
• Tolerancia general de taller, sin verificación de encastre con piezas de terceros
• Sin terminación, entrega en crudo
• 12 días hábiles desde OC y anticipo
• Retiro en planta

Si alguno no es así, decime cuál y te devuelvo el número corregido el mismo día.

Cada supuesto es la opción base y barata, no la que te cubre. Esto es contraintuitivo y es donde casi todos se equivocan: si asumís la opción cara para no quedar pegado, tu número sale alto, el comprador te descarta en silencio y nunca te enterás de que perdiste por un requisito que él nunca pidió. Con el supuesto barato tu número es el piso, y cada corrección que hace el comprador es un aumento que él mismo pidió y ya aceptó antes de ver el nuevo precio.

Y la corrección es lo que buscás. Cuando alguien contesta "no, son 500 por mes y va zincado", te acaba de dar los dos datos que valían plata, sin que se los preguntaras, y te lo dio discutiendo tu precio en lugar de comparando el de otro.

El dato que mueve el precio tres veces no se asume: se cotiza en dos líneas

Hay un límite. Si la diferencia entre dos opciones es del orden del triple, el supuesto no alcanza, porque errarle no es una corrección: es haber cotizado otra cosa.

Ahí van dos precios en la misma cotización. "En SAE 1010: X. En AISI 304: Y." Dos renglones, sin explicación al lado. El comprador elige, y en la mayoría de los casos esa elección te llega en una palabra el mismo día. Un supuesto sirve para lo que cambia el precio un 10 o un 20 por ciento. Para lo que lo cambia tres veces, va la tabla de dos filas.

La regla práctica: como máximo un dato de la cotización se abre en dos precios. Si abrís tres, mandaste una lista de precios y el comprador no va a elegir nada.

Los presupuestos que perdiste tardaron más en salir, no salieron más caros

Antes de armar el formulario, comprobalo en tu propio historial. No hace falta ningún sistema: alcanza con el buscador de WhatsApp y una hoja.

Abrí los últimos diez hilos donde te pidieron presupuesto y anotá tres cosas de cada uno: cuántos mensajes hubo entre el pedido y el primer número que mandaste, cuántos días pasaron, y si lo terminaste ganando. Después separá en dos columnas y sacá el promedio de días de cada una.

La forma que suele tener el resultado es esta: en los ganados el primer número salió el mismo día o al siguiente, con un mensaje en el medio o ninguno; en los perdidos el promedio se va a cuatro o cinco días y casi siempre hubo tres mensajes o más antes del precio. Es la forma típica de esta cuenta, no una medición nuestra, y el único número que decide algo es el tuyo.

Agregá una cuarta columna que no mira nadie: de los perdidos, en cuántos te enteraste de por qué perdiste. Si en la mayoría nunca te contestaron nada, no perdiste una comparación de precios, perdiste el turno. Un presupuesto que pierde por caro te lo dicen; uno que llegó tarde, o con un supuesto costoso que el comprador nunca pidió, se muere en silencio y no te deja aprender nada.

Ese es el par de números que explica por qué el mismo taller, con la misma capacidad y el mismo precio, gana unos presupuestos y pierde otros. Si en los perdidos el primer número salió varios días después que en los ganados, el problema no es tu precio: es cuándo llega.

El límite no es cuántos pedidos entran: es cuántas cabezas cotizan

El formulario puede ser un mensaje guardado en WhatsApp, un formulario de Google o un renglón fijo en tu firma de mail: los seis campos entran en una pantalla de celular en cualquiera de las tres versiones. Nada de esto se compra.

Y aguanta bastante más de lo que se supone, porque lo que lo sostiene no es el volumen. Un taller que cotiza cuarenta pedidos por semana con una sola persona y una lista de material con fecha va a estar mejor que uno que cotiza doce repartidos entre tres personas que improvisan el plazo. Mientras el criterio sea uno solo, el bloque de supuestos escrito a mano funciona aunque los supuestos vivan en la cabeza del que cotiza: una cabeza sola es consistente consigo misma.

Hay una prueba de un solo plano para saber de qué lado estás. Agarrá uno que ya hayas cotizado, borrale el precio y pedile a cada persona que cotiza que lo valorice por separado, sin hablar entre ellas. Después compará dos cosas: los números, y qué chapa, qué plazo y qué tolerancia asumió cada una para llegar ahí. Si la distancia entre el más alto y el más bajo es la que tendrías cambiando de material, no tenés un problema de formulario: tenés tres listas de precios conviviendo en la misma fábrica, y el cliente ve una u otra según a quién le escribió.

Donde deja de alcanzar: el material que se mueve, la validez que se vence y el presupuesto que no se encuentra

El formulario resuelve el pedido incompleto. No resuelve tres cosas, y las tres aparecen juntas apenas hay más de una persona cotizando.

La primera es que tus supuestos envejecen. "Chapa DD 1,2 mm" tiene un precio que se movió desde la última vez que lo actualizaste, y una cotización armada con un costo de material viejo se gana y se pierde plata igual. Cuando el insumo se mueve todos los meses, el bloque de supuestos necesita estar atado a una lista de precios actual, no a la memoria del que cotiza.

La segunda es el seguimiento, que en una fábrica no es preguntar si se decidieron. Es que tu cotización tiene una validez escrita y se está por vencer: pasada esa fecha, el número que mandaste ya no lo sostenés con la lista de material de hoy. Saber cuál de las treinta cotizaciones abiertas vence esta semana no se hace de memoria, y lo que se pierde cuando se olvida no es solo la venta: es haber hecho el mismo cálculo dos veces.

La tercera es que no tenés histórico. Cuando el mismo comprador vuelve ocho meses después por la misma pieza, no hay forma de encontrar qué le cotizaste ni con qué supuestos: está en un hilo de WhatsApp entre otros doscientos. Entonces o rehacés el cálculo entero, o repetís el número viejo arrastrando un costo de material viejo. Por la misma razón, la comparación de arriba —días hasta el primer número en los ganados contra los perdidos— la hacés una vez, a mano, sobre diez hilos, pero no la podés tener viva por comprador y por tipo de pieza, que es justamente lo que te diría si perdés siempre la misma familia de trabajos.

Empezá por el formulario y el bloque de supuestos, que es gratis y funciona esta semana. Lo que viene después se compra el día que los supuestos dejen de ser de una persona y pasen a ser de la fábrica: la misma chapa, el mismo plazo y la misma tolerancia saliendo de una tabla con fecha, iguales para cualquiera que agarre el mensaje.