Si todavía hacés estas tareas manualmente, estás regalando 20+ horas por semana. Acá están los workflows que sí o sí deberías automatizar antes de contratar más gente.
1. Lead Qualification (el más crítico)
El problema
Sales pierde 60% de su tiempo hablando con gente que nunca va a comprar.
La automatización
Stack: Chatbot (WhatsApp/web) + Typeform + CRM (HubSpot/Pipedrive)
Flujo:
- Lead llega → Chatbot hace 3-4 preguntas clave
- Score automático: presupuesto, timing, decision-maker
- Si es "Hot" → Calendar link directo a Sales
- Si es "Warm" → Drip email campaign
- Si es "Cold" → Lista de nurturing
Objetivo: Sales habla sólo con leads que cierran. Conversion rate +200%.
Herramientas
- Gratis: Google Forms + Zapier (100 leads/mes)
- Pro: Intercom + Clearbit ($200/mes, vale cada centavo)
2. Onboarding de Clientes
El problema
Cliente nuevo = 10 mails manuales, docs en PDF, olvidos, churn al mes 1.
La automatización
Stack: Email automation (Customer.io / Loops) + Notion + Slack
Flujo:
- Cliente paga → Trigger automático
- Email bienvenida con acceso (auto-generado)
- Notion workspace pre-cargado con templates
- Secuencia de 7 días: video intro día 1, check-in día 3, call agendada día 7
- Slack: notificación a CS si cliente no completa paso crítico
Objetivo: Churn en primeros 30 días reducido 40%.
Herramientas
- Gratis: Mailchimp + Notion (hasta 500 contactos)
- Pro: Customer.io + Intercom ($300/mes para <1000 usuarios)
3. Reportes Ejecutivos
El problema
Analista junta data de 5 fuentes (Stripe, GA, CRM, SQL). Entrega el viernes. Decisiones se toman el lunes con data vieja.
La automatización
Stack: Google Data Studio + Supermetrics / Zapier
Flujo:
- Conector automático a cada fuente de datos
- Dashboard live (refresh cada hora o real-time)
- Alert automático si métrica crítica baja (ej: MRR -10%)
- PDF semanal auto-enviado a investors
Objetivo: Decisiones en tiempo real. Analista se enfoca en insights, no en copy/paste.
Herramientas
- Gratis: Google Data Studio + Google Sheets (con scripts)
- Pro: Metabase self-hosted + dbt ($0-200/mes según infra)
4. Follow-up de Ventas
El problema
Vendedor cierra call, dice "te sigo la semana que viene"... y se olvida. Deal muerto.
La automatización
Stack: CRM con sequences + Calendar automation
Flujo:
- Call termina → Vendedor tilda "send follow-up sequence"
- Email 1: 24hs después (recap + next steps)
- Email 2: 3 días después (case study relevante)
- Email 3: 7 días después (última chance + urgency)
- Si no responde → Notificación a manager
Objetivo: Win rate +30%, zero deals olvidados.
Herramientas
- Gratis: HubSpot CRM + Sequences (hasta 1000 contactos)
- Pro: Salesforce + Outreach ($$$, sólo si ya facturás 7 cifras)
5. Gestión de Facturas & Cobros
El problema
Cliente compra, paga con transferencia, manda comprobante por mail, contabilidad carga manual, olvidan hacer follow-up si no paga.
La automatización
Stack: Stripe / MercadoPago + Facturación electrónica (AFIP) + CRM
Flujo:
- Cliente paga online → Factura generada automáticamente (AFIP compliant)
- Mail de agradecimiento + factura adjunta
- Si pago está pendiente → Reminder automático día 7, 14, 21
- Si no paga en 30 días → Suspensión automática de servicio + notificación a CS
Objetivo: Cobranzas en tiempo (DSO -50%), zero esfuerzo manual.
Herramientas
- LATAM: MercadoPago + TuFacturación / Billit
- Internacional: Stripe Invoicing (free)
Conclusión: Tu checklist de acción
Para cada workflow, preguntate:
- ¿Lo hago más de 5 veces por semana? → Candidato perfecto para automatizar
- ¿Tiene pasos claros y repetibles? → Fácil de implementar
- ¿Qué pasa si falla? → Si es crítico, empezá con alertas + fallback manual
Regla de oro: Automatizá lo repetitivo. Delegá lo estratégico.
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