Este es un ejemplo ilustrativo con supuestos declarados, no el caso de un cliente: muestra cómo se arma la cuenta para que la repitas con los números de tu negocio.
Muchas evaluaciones de chatbots suman ventas nuevas y ahorros como si todo fuera ganancia. Acá la cuenta va por partes: cuánto margen deja la venta adicional, cuánto vale el tiempo que se libera, cuánto cuesta sostener el chatbot y cuánto se llevan los terceros. Cada supuesto está a la vista para que lo reemplaces por el tuyo.
El escenario
Un e-commerce de indumentaria que vende por su tienda online y atiende las consultas de compra por WhatsApp. Hoy responde una sola persona, y en los horarios de más demanda las consultas esperan.
El chatbot que se evalúa en este ejemplo:
- Responde las preguntas frecuentes (envíos, talles, medios de pago) con información del catálogo.
- Informa el estado de un pedido consultando la tienda.
- Hace las preguntas de calificación y le pasa a una persona las conversaciones con intención de compra clara, con un resumen de lo hablado.
- Deriva a una persona, según reglas acordadas, lo que no sabe responder, los reclamos y los cambios. El equipo revisa las respuestas periódicamente.
- Le manda un aviso a quien dejó un carrito abandonado.
Los supuestos del ejemplo
Son valores redondos elegidos para que la cuenta se pueda seguir. Ninguno es una tarifa de StriqTech ni un resultado medido.
- Conversaciones de venta por mes: 1.000. Personas distintas que preguntan por un producto. No son mensajes: una conversación suele tener varias idas y vueltas.
- Conversión sin chatbot: 8%. De cada 100 conversaciones de venta, 8 terminan en pedido.
- Conversión con chatbot: 12%. Es el supuesto más incierto: nadie lo sabe antes de probar. Más abajo está qué pasa si la mejora es la mitad.
- Ticket promedio: USD 60.
- Margen bruto: 40% del ticket. Lo que queda de cada venta después del costo de la mercadería y de los costos variables por pedido (comisión de cobro, envío a tu cargo). Si tu margen no descuenta esos costos, descontalos antes de usarlo.
- Setup del chatbot: USD 3.000, pago único. Cotización supuesta: reemplazala por la que tengas.
- Costo mensual del chatbot: USD 220. Mantenimiento y hosting del proveedor. Es un supuesto, igual que el setup: reemplazalo por el de tu cotización. Cada propuesta debería detallar qué incluye.
- Tarifas de WhatsApp Business Platform: USD 40 por mes. Costo de terceros que factura Meta. Las respuestas a quien te escribió primero, dentro de la ventana de 24 horas, no se cobran; las plantillas que iniciás vos, como el aviso de carrito abandonado, sí, con un precio que depende de la categoría y del país. El detalle está en cuánto cuesta WhatsApp Business API.
- Modelo de IA: USD 70 por mes. Costo de terceros por el uso de la API del modelo. Crece con el volumen de conversaciones y depende del modelo elegido.
- Horas de atención que libera el chatbot: 80 por mes. La mitad de una jornada completa de 160 horas.
- Costo por hora de quien atiende: USD 5. Un costo mensual de USD 800 con cargas, dividido 160 horas.
La cuenta, paso a paso
Paso 1: pedidos adicionales
- Sin chatbot: 1.000 × 8% = 80 pedidos.
- Con chatbot: 1.000 × 12% = 120 pedidos.
- Diferencia: 40 pedidos por mes.
Pasar de 8% a 12% es una suba de 4 puntos porcentuales. En términos relativos es un 50% más (4 sobre 8). Las dos formas son correctas; lo importante es aclarar cuál se usa, porque describen el mismo cambio con números muy distintos.
Paso 2: margen bruto adicional, no facturación
- Venta adicional: 40 pedidos × USD 60 = USD 2.400.
- Margen bruto adicional: USD 2.400 × 40% = USD 960.
Los USD 2.400 no son ganancia: USD 1.440 se van en mercadería, cobro y envío. Lo que el chatbot suma al resultado es el margen, USD 960 por mes.
Paso 3: valor del tiempo liberado
- 80 horas × USD 5 = USD 400 por mes.
Este renglón es plata solo si cambia una decisión: no contratar a la próxima persona, dejar de pagar horas extra o pasar esas horas a tareas que generan ingresos. Si el sueldo se paga igual y nadie reasigna ese tiempo, es capacidad liberada, no un ahorro de caja.
Paso 4: costos mensuales
- Chatbot (mantenimiento y hosting del proveedor): USD 220.
- WhatsApp Business Platform (Meta): USD 40.
- Modelo de IA: USD 70.
- Total: USD 330 por mes.
Paso 5: beneficio neto mensual
USD 960 + USD 400 − USD 330 = USD 1.030 por mes.
Paso 6: repago del setup
USD 3.000 ÷ USD 1.030 = 2,9 meses.
| Concepto | Por mes |
|---|---|
| Margen bruto adicional | USD 960 |
| Valor del tiempo liberado | USD 400 |
| Chatbot (proveedor) | −USD 220 |
| WhatsApp Business Platform (Meta) | −USD 40 |
| Modelo de IA | −USD 70 |
| Beneficio neto | USD 1.030 |
Con estos supuestos, el setup se recupera en 2,9 meses. Es el resultado de una cuenta, no una promesa: si cambia un supuesto, cambia el plazo.
El atajo que infla estas cuentas
Si en el paso 2 se usara la venta adicional (USD 2.400) en lugar del margen (USD 960), el beneficio neto daría USD 2.470 por mes y el repago bajaría a 1,2 meses. Esa es la distancia entre una cuenta de facturación y una cuenta de rentabilidad.
Qué cambia el resultado
La cuenta depende sobre todo de tres cosas: cuánto mejora de verdad la conversión, cuánto margen deja cada venta y si las horas liberadas se convierten en ahorro. Con el resto de los supuestos igual:
| Escenario | Margen adicional | Tiempo liberado | Costos mensuales | Beneficio neto | Repago |
|---|---|---|---|---|---|
| Base del ejemplo | USD 960 | USD 400 | USD 330 | USD 1.030 | 2,9 meses |
| Mejora de la mitad (8% → 10%) | USD 480 | USD 400 | USD 330 | USD 550 | 5,5 meses |
| Margen del 20% | USD 480 | USD 400 | USD 330 | USD 550 | 5,5 meses |
| Sin contar las horas | USD 960 | USD 0 | USD 330 | USD 630 | 4,8 meses |
| Mejora de la mitad y sin horas | USD 480 | USD 0 | USD 330 | USD 150 | 20 meses |
| Margen del 20%, mejora de la mitad y sin horas | USD 240 | USD 0 | USD 330 | −USD 90 | No se repaga |
Lo que muestra la tabla:
- La mejora de conversión y el margen pesan lo mismo. El margen adicional es pedidos × ticket × margen: si cualquiera de los dos se reduce a la mitad, ese renglón también. Con la mitad de la mejora (de 8% a 10%, 20 pedidos más en lugar de 40), el repago pasa de 2,9 a 5,5 meses; con un margen del 20%, igual.
- Las horas sostienen el caso cuando las ventas flojean. En el escenario base aportan USD 400 de los USD 1.360 que entran. Si no se traducen en caja, el beneficio neto baja a USD 630.
- Los efectos se combinan. Con la mitad de la mejora y sin horas, el repago se va a 20 meses. Si además el margen es del 20%, el chatbot cuesta más de lo que devuelve.
La cuenta también deja afuera cosas difíciles de poner en números: el tiempo de tu equipo para definir respuestas y reglas de derivación, la revisión de conversaciones al principio, los clientes que prefieren hablar con una persona y las respuestas equivocadas que hay que corregir.
Poné tus números
- Conversaciones de venta: contalas en una semana normal y multiplicá por 4,3.
- Conversión actual: pedidos sobre conversaciones de venta en ese mismo período.
- Ticket y margen: de tus ventas reales, con el margen después de los costos variables.
- Setup y costo mensual: de la cotización que tengas. Preguntá qué mantenimiento, hosting y servicios de terceros incluye.
- Tarifas de Meta y del modelo de IA: pedile al proveedor una estimación para tu volumen.
- Horas: cuántas dedica hoy tu equipo a responder y qué vas a hacer con las que se liberen.
- Mejora de conversión: calculá al menos dos escenarios, el que esperás y uno con la mitad. Si el caso solo cierra en el optimista, todavía no está probado.
Si querés hacer esta cuenta para tu negocio
Contanos qué proceso querés resolver. En una primera conversación entendemos la necesidad y te proponemos el siguiente paso. Si avanzamos, la propuesta define alcance, etapas y plazos, separando lo que depende de nosotros de lo que depende de tu equipo y de terceros, y detalla qué mantenimiento, hosting o servicios de terceros incluye.