Contratar a alguien para automatizar o tercerizar: la cuenta real a 12 meses

Para una PyME de 5 a 50 personas, tercerizar la automatización cuesta entre USD 7.000 y USD 9.000 el primer año. Contratar a alguien in-house arranca en USD 32.000-35.000 en Argentina y en 34.000-45.000 euros de coste empresa en España. Contratar recién empieza a convenir en plata cuando tu operación genera más de 55 a 60 horas de trabajo de automatización por mes, sostenidas durante más de un año, y una PyME de ese tamaño suele generar entre 10 y 25. Abajo está la cuenta completa: el costo cargado real, los cuatro gastos del empleado que no figuran en la planilla de sueldos, lo que un partner te cobra de más, y los cinco casos donde contratar es claramente la decisión correcta. Todas las cifras son rangos de mercado, no resultados auditados de una empresa concreta.

El sueldo es más o menos el 60% de lo que cuesta el empleado

Perfil semi-senior de operaciones y automatización en Argentina, relación de dependencia, sueldo bruto de USD 1.700 mensuales a tipo de cambio oficial (la banda del mercado va de USD 1.200 para un junior a USD 2.400 para alguien que ya armó integraciones con ERP):

• Trece sueldos, contando aguinaldo: USD 22.100.
• Cargas patronales, entre 24% y 27% según régimen: USD 5.525.
• ART, seguro de vida obligatorio y prepaga si la ofrecés: USD 900.
• Provisión de indemnización, un sueldo por año trabajado: USD 1.700.
• Subtotal laboral: USD 30.225 al año.

A eso se le suma lo que se paga una sola vez y casi nadie presupuesta: búsqueda y selección entre USD 800 (aviso propio más 25 a 40 horas tuyas leyendo CVs y entrevistando) y USD 3.400 si usás una reclutadora que cobra del 12% al 18% del salario anual; notebook, monitor y licencias de escritorio por unos USD 1.300; e infraestructura que el empleado necesita igual que un proveedor, entre VPS para n8n, monitoreo, alguna cuenta de Make para conectores puntuales y consumo de API de modelos, unos USD 1.400 al año.

Total del primer año: cerca de USD 34.700. Del segundo en adelante, unos USD 32.000 con el ajuste salarial incorporado. Si pagás en pesos, ese número en dólares se mueve con cada paritaria y con el tipo de cambio: recalculalo cada seis meses en vez de tomarlo como fijo.

Fuera de Argentina las bandas cambian pero la lógica no. En España, un perfil junior o mid de operaciones y automatización cotiza entre 26.000 y 34.000 euros brutos anuales, y la Seguridad Social a cargo de la empresa suma un 31% aproximado: coste empresa de 34.000 a 45.000 euros, sin contar indemnización (20 días por año en despido objetivo, 33 en improcedente). En Italia, una RAL de 28.000 a 35.000 euros se convierte en un costo azienda de 40.000 a 54.000 con un factor de 1,45 a 1,55, más el TFR que se acumula a razón de casi el 7,4% de la retribución. En México el factor de carga sobre el bruto ronda 1,25-1,35 y en Colombia 1,45-1,55. Verificá tu caso con tu contador o gestoría antes de presupuestar: estas bandas sirven para decidir, no para firmar.

Los cuatro costos del empleado que no aparecen en la planilla

1. La rampa. Entre 60 y 90 días hasta que produce sin supervisión. Si nunca automatizó en tu vertical, los primeros dos o tres workflows los va a rehacer una vez. Eso no se ve en el recibo de sueldo pero son tres meses de output al 40%.
2. Las semanas sin cobertura. Catorce días de vacaciones en Argentina hasta los cinco años de antigüedad, unos 19 feriados y las licencias habituales suman cerca de siete semanas al año en las que no hay nadie. La pregunta concreta: si el bot de WhatsApp deja de responder un 3 de enero, ¿quién lo levanta?
3. Bus factor uno. Una sola persona construyendo, sin nadie que le revise el trabajo, produce workflows que quedan escritos como los entiende ella. Nadie más en la empresa puede tocarlos, y vos no tenés cómo saber si están bien hasta que se rompen.
4. La salida. Indemnización más preaviso, 45 a 60 días de vacancia buscando reemplazo, y un mes más hasta que el que entra entiende lo que había. Si nada estaba documentado, en la práctica el reemplazo reescribe entre el 30% y el 50% en vez de heredarlo.

Lo que te cobra de más un partner, y lo que no te va a dar

Tercerizar tiene cuatro costos concretos:

• Latencia. Un SLA de cuatro horas hábiles no es alguien sentado en la oficina. Un cambio de dos líneas en un mensaje puede entrar recién al día siguiente. Si tus reglas comerciales cambian cada quince días por decisión tuya, esa fricción se paga en cada iteración.
• Alcance. Lo que no está en el contrato se cotiza. Un "agregale esto" que a un empleado le sale gratis, con un proveedor se convierte en una orden de trabajo, aunque sean dos horas.
• Conocimiento del negocio. El partner sabe de n8n y de la Cloud API de Meta. Vos sabés por qué el cliente de Rosario paga a 45 días y el de Córdoba no. Los primeros 30 días hay discovery y vas a tener que explicar tu operación con paciencia.
• Dependencia. Si el Business Manager, el VPS y los workflows quedan del lado del proveedor, cambiar de partner deja de costar un mes de coordinación y pasa a costar el setup completo de nuevo: en el escenario de abajo, USD 1.500 más el tiempo de volver a explicar once procesos. Es el miedo correcto y se resuelve por contrato, no por confianza: las cláusulas concretas están al final.

Escenario a 12 meses: distribuidora mayorista de 22 personas

Escenario armado con precios de lista y bandas de mercado, no el expediente de un cliente. Vende por WhatsApp, Tiendanube y Mercado Libre, factura con Xubio y sigue el pipeline en Pipedrive. El backlog del año, once automatizaciones más un chatbot:

sincronización de stock entre Tiendanube y Mercado Libre cada diez minutos; alta del pedido en el sistema y aviso al depósito; chatbot de WhatsApp con RAG sobre lista de precios y stock, con handoff al vendedor; recordatorios de cobro a los 7, 15 y 30 días de vencida la factura; ruteo de reclamos de posventa a Chatwoot con SLA por tipo; reporte diario de ventas por canal en Looker Studio; alta de leads del formulario web en Pipedrive; alerta de quiebre de stock por SKU; envío automático del remito en PDF al despachar; conciliación de acreditaciones de Mercado Pago contra facturas emitidas; encuesta de satisfacción 48 horas después de la entrega.

Camino tercerizado: setup de las dos soluciones pre-diseñadas USD 1.500, suscripción de USD 299 por mes con hosting, monitoreo, soporte y cambios menores USD 3.588, un proyecto a medida durante el año para la integración de stock USD 1.800, y conversaciones de Meta más tokens de IA a unos USD 45 mensuales, USD 540. Total: USD 7.428.

Camino in-house: los USD 34.700 calculados arriba.

Diferencia del primer año: USD 27.272 a favor de tercerizar. Y esa comparación es generosa con el empleado, porque todavía no contamos que durante sus primeros 90 días la mitad de esas automatizaciones no habrían existido.

Todo ese backlog representa entre 140 y 170 horas de trabajo real, unas 13 horas por mes. Un empleado full time tiene alrededor de 1.150 horas efectivas en su primer año, descontando vacaciones, feriados, reuniones y rampa. Le sobra el 87% de la agenda.

La objeción válida es que el empleado va a llenar ese tiempo con otras cosas: soporte interno, altas de usuarios, reportes a pedido, seguimiento de proveedores. Es cierto, y ahí está la pregunta real: ¿esas otras tareas valen USD 27.000 al año? Si la respuesta es sí, no estás contratando un automatizador, estás contratando un encargado de sistemas, y la comparación honesta ya no es contra un partner de automatización.

El número que decide: cuántas horas de automatización por mes genera tu empresa

Un partner facturado a suscripción sale entre USD 45 y USD 55 por hora efectiva de trabajo entregado. Un empleado cargado sale entre USD 24 y USD 30 por hora productiva. El empleado es más barato por hora, siempre. La trampa es que lo pagás llenes o no llenes su agenda.

De ahí sale el punto de corte: USD 33.000 anuales de costo fijo dividido USD 48 la hora da unas 690 horas al año, es decir 55 a 60 horas por mes. Arriba de eso, contratar sale más barato en efectivo. Abajo, estás comprando ociosidad.

Para estimar tu número sin adivinar: listá los procesos con nombre y apellido que querés tocar en los próximos 12 meses, multiplicá cada uno por 10 a 15 horas de construcción, y sumá un 20% de mantenimiento. La distribuidora del ejemplo dio 155 horas. Si tu cuenta no supera las 600 horas anuales, la decisión ya está tomada. Si querés ordenar ese backlog antes de calcularlo, el roadmap de 90 días sirve para poner los procesos en orden de impacto.

Cuándo sí conviene contratar in-house

1. Cuando el backlog supera las 55 horas mensuales de forma sostenida. Suele pasar arriba de 50 empleados, con varias sucursales, o cuando hay un ERP propio que exige integración continua.
2. Cuando los datos no pueden salir de la empresa. Historia clínica, expedientes con secreto profesional, datos de tarjeta bajo PCI. Se puede tercerizar con contrato y accesos acotados, pero si tu marco de compliance exige personal propio, no hay discusión económica que valga.
3. Cuando ya tenés a la persona adentro. Ese encargado de administración que arma macros y entiende por qué se factura como se factura. Formalizarle el rol cuesta un ajuste de sueldo, no una búsqueda, y la parte cara del aprendizaje (conocer el negocio) ya está pagada.
4. Cuando la automatización es parte de lo que vendés, no de tu backoffice. Si tu cliente final recibe el workflow, eso es producto y va adentro.
5. Cuando tenés quién lo supervise. Un junior solo, sin nadie que le revise el trabajo, es bus factor uno con sueldo. Si no hay un responsable técnico o de operaciones que pueda leer lo que hizo, contratar suma riesgo en vez de sacarlo.

Para quién tercerizar es la peor opción

• Si lo que necesitás es alguien en el local. Configurar la impresora fiscal, dar de alta usuarios, capacitar al mostrador, atender al que se olvidó la contraseña. Eso no es un partner de automatización, es un empleado de sistemas. Nosotros no lo hacemos y ningún proveedor remoto lo va a hacer bien.
• Si tus reglas cambian cada dos semanas y no tolerás tickets. El costo de coordinación te va a doler más que la diferencia de precio.
• Si con tres automatizaciones cerraste todo. A partir del cuarto mes estarías pagando una mensualidad para monitorear algo que casi no cambia. En ese caso conviene un proyecto one-time más una bolsa de 10 a 15 horas anuales para ajustes, y lo decimos antes de firmar, no después.
• Si tu presupuesto anual total para esto es menor a USD 1.500. Ninguna de las dos opciones cierra. Ordená los procesos a mano primero.

El modelo que más funciona entre 5 y 50 personas

Ni empleado ni proveedor suelto: partner que construye y opera, más un dueño interno del tema. Alguien que ya trabaja con vos (el encargado de operaciones, el jefe de administración) con 3 a 5 horas semanales asignadas formalmente para priorizar el backlog, validar los flujos antes de que salgan a producción y avisar cuando cambió una regla comercial. Cero headcount nuevo, y la dependencia deja de ser un problema serio: siempre hay alguien adentro que sabe qué está automatizado, por qué, y con qué cuenta corre.

Las cláusulas que hacen reversible la decisión

Esto vale igual si tercerizás y si contratás, y es lo que convierte la dependencia en un problema de un mes en vez de una reimplementación:

• Titularidad. Meta Business Manager, el número de WhatsApp, el proyecto de Google Cloud, el VPS, la base Postgres y las claves de API a nombre de tu empresa. Vos invitás al proveedor, nunca al revés.
• Exportables. Los workflows de n8n exportados en JSON a un repositorio tuyo cada vez que cambian, y los prompts del asistente en un documento que puedas leer.
• Una ficha por automatización. Qué la dispara, qué sistemas toca, qué pasa si falla y a quién le avisa. Media carilla alcanza.
• Cláusula de salida. Treinta días de acompañamiento y entrega de credenciales al terminar el contrato, escrito antes de empezar.

Si estás comparando presupuestos, el desglose de las capas de costo (Meta, IA, software, soporte) está detallado en cuánto cuesta un chatbot de WhatsApp con IA.

La decisión en una línea

Contá las horas reales de automatización que tu empresa va a generar en los próximos doce meses. Si son menos de 600, tercerizá; contratar es comprar tiempo ocioso a precio de sueldo cargado. Si son más de 700 y sostenidas, contratá, pero contratá con supervisión y con documentación obligatoria desde el primer workflow.

Si no sabés en qué número caés, esa es literalmente la cuenta que hacemos en la auditoría gratuita de 15 minutos: miramos tus procesos, estimamos las horas y te decimos qué conviene automatizar y qué no. Escribinos a info@striqtech.com.