¿Por qué 90 días y no menos?

Porque el cuello de botella no es técnico, es de cambio organizacional. Los workflows se construyen en días, pero cambiar hábitos del equipo, depurar edge cases con datos reales y estabilizar integraciones con sistemas existentes requiere 8-12 semanas. Intentar hacerlo en 30 días suele resultar en workflows frágiles que se rompen en producción y un equipo frustrado que vuelve al proceso manual.

¿Puedo acelerar el roadmap si tengo urgencia?

Sí, se puede comprimir a 45-60 días si: (1) contratás una agencia con stack pre-armado, (2) tu equipo tiene disponibilidad dedicada para training, (3) los procesos actuales están documentados. En StriqTech los plazos de cada fase se definen en la propuesta, separando nuestro trabajo de lo que depende de tu equipo y de terceros. Lo que no se puede acelerar es el loop de optimización con datos reales (fase 4), que requiere observación.

¿Qué pasa si no tengo recursos internos técnicos?

Es el caso más común en PyMEs LATAM. Se resuelve con implementación asistida: la agencia hace el 100% del setup y configuración, y vos (o alguien de tu equipo) solo participás en 2 sesiones por semana de 1 hora para validación y capacitación. Al final de los 90 días tenés los workflows corriendo y entendés cómo operar el día a día sin ser developer.

¿Cuánto cuesta el roadmap completo de 90 días?

Depende del alcance, por eso no hay un precio fijo. Lo que más mueve el costo: cuántos procesos e integraciones entran (AFIP, MercadoPago, CRM, ERP), si hay ERP legacy o varias sedes, el volumen de documentación para RAG y el mantenimiento posterior. Aparte van los costos de terceros: API de WhatsApp, modelos de IA, hosting y licencias. Pedí una propuesta que separe setup, abono mensual y costos de terceros, así comparás cotizaciones en las mismas condiciones.

¿Qué es lo primero que voy a ver funcionando?

En el roadmap, la semana 2 deja operativo un chatbot de lead capture en WhatsApp que responde 24/7, califica interesados básicos, y los carga en tu CRM. Es el quick win de mayor impacto visible porque atacás directamente la pérdida de leads fuera de horario. En la semana 3 sumás automatización de seguimiento post-consulta. El retorno se mide con los KPIs de la fase 1, con tus números.

¿Qué pasa si mi PyME no está lista para IA en la fase 4?

No pasa nada, la fase 4 es opcional pero recomendada. El 70% del valor del roadmap se captura en fases 1-3 (automatización clásica + BI). La fase 4 (IA con RAG, agentes, lead scoring) multiplica el retorno pero requiere haber hecho bien las 3 anteriores. Si tu operación todavía no tiene data estructurada ni procesos estables, mejor postergar IA 3-6 meses más.

¿Qué KPIs tengo que medir en cada fase?

Fase 1: tiempo de respuesta a leads (target <5 min), tasa de captura de leads fuera de horario (target >80%). Fase 2: horas/semana ahorradas (target 15-25h), errores de facturación (target -80%). Fase 3: tiempo para generar reportes (target -90%), accesibilidad del dashboard (target 100% del equipo). Fase 4: conversión lead a cliente (target +20-40%), costo por conversación IA (target <USD 0.02).

Plan de 90 días para automatizar una pyme

Automatizar una PyME en 90 días es posible siguiendo 4 fases de 3 semanas: diagnóstico + quick wins (semanas 1-3), core automations (4-6), integración + BI (7-9), IA + optimización (10-12). El presupuesto depende de los procesos, las integraciones y los datos de cada PyME, y se acota en una propuesta antes de empezar.

TL;DR

Fase 1 (semanas 1-3): diagnóstico de procesos + chatbot de captura de leads + lead qualification básica.
Fase 2 (semanas 4-6): CRM automatizado, cobranza, facturación AFIP, WhatsApp bot tier-1.
Fase 3 (semanas 7-9): dashboard central en Looker Studio, reporting automático, alertas por KPI.
Fase 4 (semanas 10-12): RAG sobre documentación propia, agentes IA, lead scoring, loop de mejora continua.
Presupuesto: depende de procesos, integraciones, datos y mantenimiento; se acota en una propuesta antes de empezar.

Por qué 90 días es el plazo correcto (ni más ni menos)

Automatizar una PyME en 30 días produce workflows frágiles. Automatizarla en 180 días produce fatiga organizacional y pérdida de momentum. El plazo de 90 días optimiza tres variables simultáneamente:

Ventana de atención ejecutiva: el dueño o CEO mantiene foco en un proyecto durante 3 meses. Después se diluye.
Ciclo de datos reales: necesitás 8-12 semanas de ejecución en producción para ver edge cases, patrones de error y volumen real.
Adopción del equipo: 90 días es el tiempo mínimo para que los usuarios internos pasen de resistencia a hábito con los nuevos flujos.

Comprimirla más allá de 60 días solo funciona con stack probado y equipo dedicado.

Roadmap completo: semana por semana

A continuación el detalle de las 12 semanas con entregables, herramientas, qué define el costo y KPI esperado por cada hito.

Fase 1: Diagnóstico + Quick Wins (semanas 1-3)

Objetivo: mapear procesos actuales, identificar 3-5 quick wins, dejar corriendo la captura automatizada de leads.

Semana 1

Entregable: diagnóstico de procesos documentado (process map + priorización ICE).
Herramienta: Miro o Notion para mapa de procesos, Google Sheets para matriz de priorización.
Qué define el costo: cantidad de procesos y áreas a relevar, y si lo hace una consultora o tu equipo.
KPI esperado: identificar 10-15 procesos automatizables, top 5 priorizados por impacto x facilidad.

Semana 2

Entregable: chatbot de WhatsApp operativo capturando leads 24/7.
Herramienta: n8n + Evolution API + OpenAI (GPT-5 mini) + Google Sheets como backend inicial.
Qué define el costo: flujos de conversación y prompt engineering; la API de WhatsApp y el modelo de IA son costos de terceros.
KPI esperado: tiempo de respuesta a leads < 5 minutos 24/7, captura >80% de leads fuera de horario.

Semana 3

Entregable: lead qualification automatizada con scoring básico (presupuesto / urgencia / vertical).
Herramienta: n8n + Supabase o Airtable + HubSpot Free o Pipedrive.
Qué define el costo: criterios de scoring y el CRM a integrar.
KPI esperado: 100% de leads entran al CRM con datos estructurados y score, ventas recibe solo leads calificados.

Al cierre de fase 1: el chatbot ya está atacando directamente la pérdida de leads. El dueño de la PyME ve ROI visible y se compromete con las siguientes fases.

Fase 2: Core Automations (semanas 4-6)

Objetivo: automatizar los procesos de back-office más dolorosos: CRM, cobranza, facturación, atención tier-1.

Semana 4

Entregable: CRM con automatizaciones de follow-up (secuencias de emails y WhatsApp según etapa del pipeline).
Herramienta: HubSpot Starter USD 20/mes o Pipedrive USD 14/mes + n8n para secuencias custom.
Qué define el costo: cantidad de secuencias y etapas del pipeline; la licencia del CRM es aparte.
KPI esperado: 0 leads sin follow-up, 100% de oportunidades con próxima acción definida.

Semana 5

Entregable: cobranza automatizada (recordatorios de pago, links de MercadoPago, reconciliación).
Herramienta: n8n + MercadoPago API + WhatsApp Business API + Google Sheets o Supabase como control.
Qué define el costo: medios de pago a conciliar y reglas de recordatorio; comisiones y mensajes de WhatsApp son de terceros.
KPI esperado: -40% en días de cobro promedio (DSO), -80% en tareas manuales de seguimiento de cobranza.

Semana 6

Entregable: facturación electrónica AFIP automática + WhatsApp bot tier-1 (FAQ, horarios, stock, estado de pedido).
Herramienta: n8n + AFIP WSFE (Web Service Factura Electrónica) + RAG básico sobre base de conocimiento propia.
Qué define el costo: tipos de comprobante y puntos de venta en AFIP, y el tamaño de la base de conocimiento.
KPI esperado: 100% de facturas electrónicas emitidas automáticamente en <2 minutos, bot tier-1 resuelve 50-70% de consultas sin humano.

Al cierre de fase 2: el back-office está automatizado. El equipo empieza a recuperar horas significativas. Se hace evidente la necesidad de visibilidad (fase 3).

Fase 3: Integración + BI (semanas 7-9)

Objetivo: centralizar data de todas las fuentes, crear dashboard ejecutivo, alertas proactivas.

Semana 7

Entregable: pipeline de datos centralizado (CRM + facturación + chatbot + ventas consolidados).
Herramienta: Supabase o PostgreSQL self-hosted + n8n para ETL + conexión a fuentes.
Qué define el costo: cantidad de fuentes y calidad de sus datos; el hosting de la base es aparte.
KPI esperado: 100% de data de negocio accesible desde una sola fuente de verdad.

Semana 8

Entregable: dashboard ejecutivo con KPIs clave (ventas, leads, cobranza, atención).
Herramienta: Looker Studio (gratis) o Metabase self-hosted + conexión a Supabase.
Qué define el costo: cantidad de KPIs y vistas; Metabase self-hosted suma hosting.
KPI esperado: tiempo para generar reportes semanales de 4 horas a 0 (automatizado), 100% del equipo tiene acceso.

Semana 9

Entregable: alertas automáticas por KPI (Slack, email, WhatsApp) cuando se cruzan umbrales.
Herramienta: n8n + Slack o WhatsApp + reglas de negocio custom.
Qué define el costo: cantidad de alertas y reglas de negocio.
KPI esperado: detectar desvíos en <1 hora en lugar de días, 3-5 alertas críticas configuradas (stock bajo, lead sin responder >1h, cobro atrasado, churn detectado).

Al cierre de fase 3: la PyME opera con visibilidad en tiempo real. Las decisiones se toman con data, no con intuición. El dueño puede estar 2 semanas de vacaciones sin llamar.

Fase 4: IA + Optimización (semanas 10-12)

Objetivo: capas de inteligencia sobre la infraestructura ya construida. Opcional pero recomendada.

Semana 10

Entregable: RAG sobre documentación propia (catálogo, manuales, políticas, FAQs completas).
Herramienta: n8n + LangChain + Supabase Vector + OpenAI embeddings (text-embedding-3-large) + GPT-5 mini o Claude Sonnet 4.
Qué define el costo: volumen y formato de la documentación a indexar; embeddings y tokens del modelo son costos de terceros.
KPI esperado: chatbot responde preguntas complejas con citación de fuentes, 80-90% de precisión en respuestas fácticas.

Semana 11

Entregable: agente IA con herramientas (consulta stock, agenda turnos, genera presupuesto, crea factura).
Herramienta: n8n AI Agent node + LangChain tools + integración con CRM/stock/calendario.
Qué define el costo: cantidad de herramientas y sistemas que opera el agente, y los controles para cada acción.
KPI esperado: 60-75% de transacciones completadas sin intervención humana, tiempo promedio de resolución -70%.

Semana 12

Entregable: lead scoring con IA + loop de mejora continua (métricas, A/B testing, ajuste de prompts).
Herramienta: modelo custom con Claude o GPT-5 + dashboard de performance en Looker Studio.
Qué define el costo: datos históricos disponibles para el scoring y frecuencia de ajuste.
KPI esperado: conversión lead a cliente +20-40%, costo por conversación IA <USD 0.02.

Al cierre de fase 4: la PyME opera con IA real, no con chatbots scripteados. Cada semana los modelos mejoran con datos propios. El moat competitivo empieza a construirse.

Presupuesto total del roadmap: qué lo mueve según el tamaño de la PyME

No hay un precio por tamaño: cada proyecto se cotiza en su propuesta, según el alcance. Pedí que la propuesta separe setup, abono mensual y costos de terceros (API de WhatsApp, modelos de IA, hosting, licencias), así comparás cotizaciones en las mismas condiciones.

PyME chica (5-15 empleados, servicios o retail)

Qué mueve el costo: cantidad de procesos y canales; el abono mensual cubre monitoreo y ajustes.
Stack simplificado: n8n self-hosted, HubSpot Free, Looker Studio, GPT-5 mini.
Es el caso donde mejor rinde un stack estándar, con pocas integraciones.

PyME media (15-50 empleados, con equipo administrativo)

Qué mueve el costo: cuántas integraciones entran y el volumen de datos del dashboard; el abono suma el mantenimiento de esas integraciones.
Stack estándar: n8n self-hosted, HubSpot Starter, Supabase, Looker Studio, GPT-5 + Claude Sonnet.
Incluye integraciones con AFIP, MercadoPago, ERP liviano si aplica.

PyME grande o con sistemas legacy (50+ empleados)

Qué mueve el costo: el ERP legacy, la cantidad de sedes y el volumen de documentación para RAG; el abono suma soporte y monitoreo.
Stack custom: integraciones con ERP legacy, multi-sede, RAG sobre documentación extensa, agentes IA avanzados.
Requiere software a medida e integraciones específicas con los sistemas existentes.

Cómo arrancar el roadmap sin equivocarte

Tres reglas inviolables que aprendimos del campo:

No saltees la fase 1. El diagnóstico parece "perder tiempo" pero es donde se define el 80% del ROI. Automatizar el proceso equivocado es la trampa más cara.
No hagas las 4 fases en paralelo. Cada fase depende de la anterior. Intentar paralelizar genera integraciones frágiles que se rompen en producción.
Medí KPIs desde el día 1. Si no medís, no sabés si la automatización funciona. Dashboard básico en Google Sheets la semana 1 es mejor que Looker Studio perfecto en la semana 8.

Cómo trabajamos este roadmap en StriqTech

No lo vendemos como paquete cerrado ni con plazos fijados de antemano. Primero entendemos la necesidad en una conversación inicial sin compromiso. Después te pasamos una propuesta con alcance, entregables, dependencias y criterios de aceptación, con los plazos de cada etapa separando nuestro trabajo de lo que depende de tu equipo y de terceros. Recién ahí desarrollamos, probamos con los responsables de cada proceso y acordamos la puesta en marcha y el mantenimiento. Si tu operación tiene ERP legacy, varias sedes o procesos muy particulares, la propuesta suma software a medida e integraciones entre sistemas, con manejo de errores y trazabilidad.

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Conclusión

Automatizar una PyME latam en 90 días es un proyecto concreto, con un presupuesto que se acota en una propuesta antes de empezar y KPIs medibles desde la semana 2. La clave no es la tecnología (n8n, IA, WhatsApp están maduros) sino ejecutar las 4 fases en orden, sin saltearse el diagnóstico y midiendo KPIs desde el día 1.

Si querés aplicar este roadmap a tu operación, contanos qué proceso querés resolver: escribinos a info@striqtech.com o al +54 9 11 5499-7296. Después de una primera conversación te proponemos el siguiente paso, con alcance, etapas y plazos por escrito. Más sobre cómo trabajamos en striqtech.com/#servicios.

Roadmap de 90 días para automatizar una PyME (paso a paso, probado)