Cuánto cuesta un dashboard en Looker Studio o Metabase: las 3 preguntas que definen el precio

USD 400 de un lado, USD 6.000 del otro, y las dos cotizaciones usan exactamente el mismo software: Looker Studio y Metabase son gratis en la versión que usa una PyME. La licencia no explica un centavo de esa diferencia. Lo que se paga son horas de acomodar datos antes de que exista el primer gráfico.

Una distribuidora con 1.240 SKU lo muestra mejor que cualquier explicación: Tiendanube publica con el código interno, Mercado Libre con su propio identificador de publicación y la planilla de costos que mantiene el dueño escribe «Bidón 20 L azul», «bidon 20lt azul» y «BIDON AZUL 20» para el mismo producto. Ese trabajo —hacer que dos registros escritos distinto se reconozcan como el mismo, y conseguir que dos personas de tu empresa firmen qué significa cada número— es el 80 por ciento del proyecto y no se ve en la pantalla final.

Por eso el precio no lo define la herramienta ni la cantidad de gráficos, y sí tres respuestas que podés escribir vos en diez minutos, antes de pedirle presupuesto a nadie: qué campo hace que un registro de un sistema se corresponda con uno de otro y cuántos no se van a corresponder; qué decisión concreta cambia si el número llega con un día de atraso; y si tu equipo, hoy, contesta el mismo número cuando le preguntás cuánto vendiste el mes pasado. Dos proveedores que reciben esas tres respuestas cotizan parecido. Sin ellas, cotizan lo que se imaginan.

La licencia es gratis; dibujar los gráficos es la última hora del proyecto

Looker Studio no cobra por tablero ni por usuario en su versión estándar. Metabase es open source: corriendo en un servidor propio no tiene costo de licencia, y la versión administrada por ellos arranca en el orden de los USD 85 mensuales para un equipo chico, número que conviene verificar el día que lo mires porque estos planes cambian seguido.

Elegir una u otra mueve una línea, pero no la que se cree: Metabase en servidor propio no paga licencia y a cambio suma un servidor y alguien que lo actualice, o sea abono, no setup. Looker Studio se saltea esa línea y a cambio te ata a que tus datos vivan donde Google los pueda leer.

O sea que dos cotizaciones separadas por USD 3.400 usan exactamente el mismo software. Como regla gruesa —no una medición de tu caso—, dibujar los gráficos se lleva alrededor del 10 al 20 por ciento de las horas. El otro 80 se va en dos trabajos que no se ven en la pantalla final: hacer que dos registros escritos distinto se reconozcan como el mismo, y conseguir que dos personas de tu empresa firmen qué significa cada número. Por eso un tablero de doce gráficos sobre una sola planilla sale menos que uno de tres que cruzan tu tienda online con tu facturación.

Pregunta 1: qué campo une los sistemas, y cuántos registros no se van a unir

Escribí cada número que querés ver y al lado el sistema donde vive hoy. Una distribuidora chica termina con algo así:

• Ventas por canal: Tiendanube y Mercado Libre.
• Costo por producto: una planilla que mantiene el dueño.
• Cobranzas y facturación: el sistema de gestión.
• Stock: el sistema de gestión, salvo el depósito nuevo, que va en otra planilla.

Cuatro fuentes. Pero la cantidad de fuentes casi no mueve el precio: lo mueve la segunda mitad de la pregunta. Qué campo hace que un registro de un sistema se corresponda con uno del otro, y qué porcentaje se va a quedar afuera.

Poné números encima. Esa distribuidora tiene 1.240 SKU activos. Tiendanube publica con el código interno, Mercado Libre con su propio identificador de publicación, y la planilla de costos identifica los productos por nombre escrito a mano: «Bidón 20 L azul», «bidon 20lt azul», «BIDON AZUL 20». Un cruce automático por nombre normalizado empareja del orden del 60 al 70 por ciento; el resto queda en una lista que alguien mira fila por fila. Son unos 400 a 500 casos, y a un ritmo razonable de 40 por hora, entre 10 y 13 horas de una persona antes del primer gráfico. Es un orden de magnitud típico, no una medición de tu catálogo.

De ahí sale la métrica que en realidad estás comprando: qué porcentaje de tus ventas queda sin emparejar. Un tablero con 3 por ciento sin cruzar se usa, porque cierra contra el Excel de cualquiera y las diferencias se explican. Con 18 por ciento no se usa: la primera vez que alguien lo compara con su planilla, el tablero pierde la discusión y no se abre más. Y bajar de 18 a 3 no sale proporcionalmente menos que llegar hasta 18: lo que falta son los casos feos —combos que se venden como una unidad y se costean como cinco, productos discontinuados que siguen apareciendo, el envío cobrado como si fuera un artículo— y cada uno se resuelve con una decisión tuya, no con una fórmula del proveedor.

Por eso conviene ubicarte por el tipo de trabajo, no por la cantidad de sistemas:

• Nada que emparejar. Cada número vive en un solo sistema y ningún gráfico mezcla dos. No hay tabla de equivalencias, y si aparece una línea de presupuesto por esto, preguntá para qué.
• Emparejamiento por clave. Los dos sistemas comparten el mismo SKU, número de cliente o número de factura, escrito igual de los dos lados. Es trabajo de horas, se hace una vez, y lo único que hay que negociar es qué muestra el tablero cuando aparece un registro sin par.
• Emparejamiento por criterio. No hay campo en común y alguien tiene que decidir, caso por caso, que estas dos filas son la misma cosa. Acá vive la tabla de equivalencias: es la línea más cara del presupuesto y la única que sigue costando plata después de la entrega, porque cada producto nuevo suma una fila.

Antes de cotizar nada, mandale un mail de un renglón a quien te vendió el sistema de gestión: si tiene API o exportación automática programable, o si la única salida es que una persona apriete «exportar a Excel». Si es lo segundo, esa exportación no es un detalle: es un paso que alguien de tu empresa repite todas las semanas para siempre, y hay que presupuestarlo en horas de tu gente.

Pregunta 2: qué decisión cambia si el número llega con un día de atraso

Contestala número por número, no en general. Con métricas de todos los días queda así:

• Reposición de stock: la decisión se toma una vez por semana, cuando armás el pedido al proveedor. Un tablero que se actualiza los lunes a la mañana alcanza y sobra.
• Cortar una pauta que no convierte: la decisión se toma todas las mañanas. Necesitás el dato fresco antes de las 9.
• Frenar un despacho a un cliente con deuda vencida: la decisión se toma en el momento exacto en que sale el camión. Eso no es un tablero.

El tercer caso es el que más plata ahorra: cuando la respuesta es «necesito enterarme al toque» no necesitás un tablero más caro, necesitás una alerta, que sale bastante menos. Un tablero es un lugar al que vas a mirar; una alerta te va a buscar. Pasá tu lista por ese filtro antes de cotizar: casi siempre hay dos o tres números que son alertas y los estabas por pagar como pantallas.

Para los que sí son tablero, cada frecuencia obliga a que exista algo distinto:

• Mensual o semanal: alcanza con que una persona apriete un botón el lunes. El problema no es técnico, es que alguien se acuerde, y por eso conviene atarlo a una reunión que ya exista.
• Diaria y desatendida: el proceso corre solo y, sobre todo, avisa cuando no corrió. Ese aviso —a un mail o a un chat, nombrando qué fuente falló— es la parte del abono mensual que sí vale la pena pagar.
• Cada pocos minutos: consultar los sistemas en vivo deja de funcionar, porque te van a limitar las consultas y las pantallas van a tardar. Hace falta una base propia en el medio que guarde los datos a medida que pasan: eso cambia el proyecto entero, no el tablero.

Y la que se olvida siempre: desde qué fecha la serie es comparable consigo misma. El problema no es cuántos meses de datos tenés, es en qué mes cambiaste el criterio sin registrarlo. Si en marzo empezaste a facturar el envío como ítem aparte, o migraste de sistema de gestión, o dejaste de anular notas de crédito y pasaste a compensarlas, tu curva tiene un escalón que no es un cambio del negocio: es un cambio de contabilidad. Un tablero honesto lo marca con una línea vertical y una nota al pie; uno malo te lo muestra como si hubieras crecido 12 por ciento de un mes al otro. Escribí en la cotización desde qué fecha querés la serie y qué cambios de criterio hubo en el medio: normalizar eso es un ítem aparte y de los que más se subestiman.

Pregunta 3: si les pedís las ventas del mes pasado a cuatro personas, ¿te dan el mismo número?

Hacelo hoy, por separado y sin decir para qué. El patrón que aparece casi siempre, con números inventados para el ejemplo:

• El comercial dice USD 82.000, porque sumó todo lo que se pidió.
• Administración dice USD 71.000, porque sumó lo que se facturó.
• El dueño se acuerda de USD 78.000, que es lo que entró al banco.
• El contador dice USD 74.500, porque cuenta por fecha de emisión del comprobante fiscal y le saca las notas de crédito del mes.

Los cuatro tienen razón y miden cosas distintas. Un tablero está obligado a elegir una y a etiquetar las otras tres con otro nombre, y esa elección la firmás vos, no el proveedor. Si las respuestas no coinciden, no tenés un proyecto de tablero: tenés un proyecto de definiciones con un tablero al final, y entre 10 y 30 horas del presupuesto son reuniones y validación.

Escribí cada métrica en una sola línea con cuatro elementos: qué se cuenta, cuándo se cuenta, qué se excluye y contra qué se compara. Así:

Ventas del mes: suma de pedidos en estado despachado, contados por fecha de despacho, sin IVA y sin costo de envío, excluyendo devoluciones acreditadas dentro del mismo mes, comparadas contra el promedio de los tres meses anteriores.

Y después la parte que casi nadie pide, que es la única prueba de aceptación seria que tiene un tablero: el mes de control. Elegí un mes ya cerrado del que exista un número que alguien defendería por escrito —el que fue al balance, el que se le informó al banco, el que firmó el contador— y pedí que el tablero lo reproduzca antes de darlo por entregado, con una tolerancia declarada en la propuesta: menos de 0,5 por ciento de diferencia en facturación y menos de 2 por ciento en unidades, por ejemplo. Si da 6 por ciento de diferencia, el problema no es estético: hay registros contándose dos veces, o ventas que no cruzaron y desaparecieron del total. Un proveedor que acepta esa cláusula sin discutir es porque ya la pasó otras veces.

Si te sale escribir la línea de cuatro elementos para todas tus métricas y ya tenés elegido el mes de control, el proyecto es corto. Si no te sale para más de la mitad, sumá esas 10 a 30 horas y dos o tres semanas de calendario que no dependen del proveedor sino de la agenda de tu gente. Y acotá la lista: un tablero que se mira de verdad tiene entre cinco y ocho números en la pantalla principal, y cada métrica de más se cobra dos veces, cuando se construye y cada vez que alguien cambia de opinión sobre qué significa.

El pedido de presupuesto que hace comparables las cotizaciones

Con las tres respuestas escritas, mandá esto tal cual a cada proveedor:

Métricas que necesito ver, con la definición de una línea de cada una: [lista].

De dónde sale cada una: [sistema por sistema].

Para cruzar [sistema A] con [sistema B] tengo este campo en común: [campo]. Para [sistema C] no tengo ninguno: son unos [N] registros para emparejar a criterio.

Actualización necesaria: [diaria antes de las 9 / semanal los lunes / mensual], porque con ese dato decido [decisión concreta]. Si la actualización falla, quiero que avise a [mail o chat] el mismo día.

Serie histórica desde [fecha]. En [mes] cambiamos [criterio] y hay que dejarlo marcado en los gráficos.

Mes de control para dar el tablero por aceptado: [mes cerrado], contra el número de [fuente oficial], con tolerancia de [X por ciento].

Necesito el presupuesto separado en cuatro líneas: emparejar y preparar los datos, acordar y documentar las definiciones, armar el tablero, y abono mensual con el detalle de qué incluye. Decime también cuántas horas de mi equipo vas a necesitar y para qué.

Cómo se lee la línea de preparación de datos

Las dos últimas líneas del pedido son las que hacen el trabajo, y se leen así.

Si tu caso es emparejamiento por criterio, la preparación tiene que ser la línea más grande de las tres de setup. Si te cotizan USD 3.000 y esa línea dice USD 200, no es una ganga: significa que piensan resolverlo a mano cada mes, con alguien pegando en una planilla, y ese costo vuelve igual, disfrazado de abono o de un tablero que se desactualiza en marzo.

Al revés también aplica. Si todos tus números salen de un solo sistema con códigos limpios y la preparación se lleva la mitad del presupuesto, pedí que la desglosen en tareas con horas. Puede ser legítima —histórico viejo, cambios de criterio, una migración en el medio— o puede ser relleno, y el desglose lo aclara en un renglón.

Y pedí las horas de tu equipo por escrito. Accesos, definiciones y validación del mes de control las vas a poner igual: son entre 10 y 25 horas de gente tuya en un proyecto chico, y son lo único que no podés tercerizar.

Dónde se van las horas de acomodar datos

Este desglose no lleva precios a propósito: sirve para comparar propuestas que sí los llevan, línea contra línea.

Son rangos típicos de este tipo de implementación, no una lista de precios. En un proyecto de una sola fuente con las definiciones ya escritas, tres de estas siete filas valen cero, y por eso el mismo software puede salir USD 500. Lo que sí funciona como señal es al revés: si una propuesta cara no toca ninguna de estas filas y solo enumera gráficos, todavía no es un presupuesto.

Cuándo un tablero todavía no te conviene, y qué no arreglan las tres preguntas

Las tres preguntas sirven para no comparar peras con manzanas y para no pagar de más. Hay dos cosas que no hacen, y las dos se descubren después de firmar.

No te dicen si los datos de abajo son confiables. Un tablero no limpia nada: publica más rápido lo que ya tenés. Si cada vendedor carga el nombre del cliente como se le ocurre, vas a ver tres clientes donde hay uno, ahora en pantalla grande y con el logo de la empresa arriba. El emparejamiento junta lo que se parece; no arregla lo que se cargó mal de origen.

No cubren el momento en que se rompe, que es silencioso. Un tablero roto casi nunca muestra un error: muestra un número. El de anteayer, o el de la mitad de las fuentes mientras la otra mitad quedó congelada. Nadie se entera hasta que alguien decide algo con eso, o hasta que dos personas comparan sus pantallas y no coinciden. Por eso lo primero que hay que exigir no es una alerta sofisticada: es que la fecha y hora del último dato esté escrita en todas las pantallas, a la vista.

Y antes que todo eso hay tres situaciones donde el tablero es directamente la respuesta equivocada, sin importar cuán bien esté cotizado. Las tres se reconocen sin pedir un presupuesto:

• La decisión ya se toma, y se toma bien. Si el dueño arma el pedido al proveedor los lunes mirando una planilla y le sale bien hace cinco años, un tablero le va a mostrar lo mismo más lindo. Se justifica cuando la decisión hoy se toma tarde, o cuando la tiene que tomar alguien que no tiene acceso al dato.
• Nadie firma las definiciones. Si las cuatro personas del ejemplo dan números distintos y no hay quien elija uno, el proyecto no está listo. Primero el acta de definiciones y el mes de control; después el tablero, que además sale más barato con esas dos cosas resueltas.
• Lo que necesitás es enterarte, no mirar. Si al filtrar tu lista con la pregunta 2 la mitad son cosas que querés saber en el momento —un cliente con deuda que pide despacho, un producto que quedó en cero, una venta por encima de cierto monto—, eso son alertas: cuestan una fracción y no dependen de que alguien abra nada.

Escribinos a info@striqtech.com con las cuatro cosas que salen de este artículo: tu lista de métricas con la definición de una línea, de qué sistema sale cada una, qué campo las cruza y cuál sería tu mes de control. Te devolvemos el desglose por líneas —cuántas horas se van en emparejar datos, cuántas en acordar definiciones y cuántas en dibujar— aunque después no nos contrates, porque con eso podés leer cualquier otra cotización.

Si tus datos hoy viven en planillas, qué se puede automatizar cuando llevás todo en Excel empieza por las cuatro columnas que hacen que una planilla sea cruzable. Si sos agencia y el tablero es para tus clientes, la decisión previa se resuelve con una división y está en reporting white label: armarlo interno o contratarlo. Y qué preguntarle a un proveedor de automatización antes de firmar arma las cláusulas que van al contrato.