Qué preguntarle a un proveedor de automatización con IA antes de firmar (12 preguntas)

Antes de firmar con una empresa de automatización o IA hay seis respuestas que tenés que tener por escrito: de quién es el código, dónde corren los workflows y a nombre de quién está esa cuenta, a nombre de quién queda el número de WhatsApp dentro de Meta, quién paga la API de IA y con qué clave, qué pasa el día que dejan de trabajar juntos, y cómo se va a medir el resultado. Si el proveedor las contesta sin dudar y las deja en la propuesta, buena señal. Si contesta que eso se ve después, el problema no es hoy: aparece a los catorce meses, cuando quieras cambiar de proveedor y descubras que no sos dueño de nada.

Las 12 preguntas, ordenadas por cuánto duele equivocarse

1. ¿De quién es el código y cómo me lo entregás?
2. ¿Dónde corren los workflows y a nombre de quién está esa cuenta?
3. ¿A nombre de quién queda el número de WhatsApp dentro de Meta?
4. ¿Quién paga la API de IA y a nombre de quién está la clave?
5. ¿Qué pasa el día que dejamos de trabajar juntos?
6. ¿Qué SLA tenés y qué pasa si no lo cumplís?
7. ¿Cómo vamos a saber si esto funcionó?
8. ¿Qué hace el bot cuando no sabe la respuesta?
9. ¿Dónde quedan guardadas las conversaciones de mis clientes?
10. ¿Cuánto cuesta cambiar algo tres meses después del go-live?
11. ¿Qué pasa con la factura si el volumen se multiplica por cinco?
12. ¿Qué me estás recomendando no automatizar?

Las cuatro primeras son de propiedad y son las que te dejan atrapado. De la 5 a la 8 son de operación. De la 9 a la 12 son de criterio, y son las que separan a un proveedor de un vendedor. Las seis respuestas del arranque de esta nota son la 1, la 2, la 3, la 4, la 5 y la 7: las que ninguna propuesta debería dejar afuera, cualquiera sea el tamaño del proyecto.

1. ¿De quién es el código y cómo me lo entregás?

Buena respuesta: el código, los workflows y la documentación son tuyos desde el día uno y se entregan exportados en una carpeta o repositorio tuyo, no solamente andando en el servidor del proveedor. En n8n eso significa el JSON de cada workflow, que se baja desde el menú del propio workflow con la opción Download.

El detalle que casi nadie pide: ese JSON trae la lógica pero no los valores de las credenciales. Sumale la lista de credenciales configuradas, qué cuenta usa cada una y quién es el titular. Sin eso tenés el plano de la casa, no las llaves.

Alarma: que el código sea propiedad intelectual de ellos. Es legítimo si venden un producto con licencia mensual, pero entonces que lo diga la propuesta y que el setup cueste en consecuencia.

2. ¿Dónde corren los workflows y a nombre de quién está esa cuenta?

Buena respuesta: una de dos, dicha con claridad. O corren en un servidor contratado a tu nombre (Hetzner, DigitalOcean, Hostinger, AWS) o en una cuenta de n8n Cloud cuyo titular sos vos, y el proveedor entra con permisos; ese VPS cuesta entre USD 6 y USD 20 por mes y lo pagás vos. O corren en la infraestructura del proveedor dentro de una suscripción que incluye hosting, backups y monitoreo, que para la mayoría de las PyMEs sale más barato y más tranquilo. Ninguno de los dos está mal; lo que no puede pasar es que no sepas cuál estás comprando. Preguntá literal: si el mes que viene quiero mudar esto, ¿qué tengo que hacer y cuánto tarda?

Alarma: que no sepan en qué servidor y en qué país corre tu automatización, o que el hosting esté en la cuenta personal de alguien del equipo y no de la empresa.

3. ¿A nombre de quién queda el número de WhatsApp dentro de Meta?

Buena respuesta: el número y la WhatsApp Business Account quedan dentro de tu Business Manager, y el proveedor recibe acceso como socio. Es al revés de lo que pasa por defecto cuando alguien va apurado: crear todo en el Business Manager propio es unos veinte minutos más fácil el día del alta, y es la decisión que después no se deshace sola.

Pesa más que la del código porque los workflows se rehacen en semanas y el número que tus clientes tienen agendado hace seis años no. La transferencia de una WABA entre Business Managers se pide desde WhatsApp Manager, pero requiere que el titular actual la apruebe y el trámite se mide en días hábiles. Si la relación terminó mal, dependés de alguien que ya no te atiende.

Alarma: que te digan que de eso se encargan ellos. Pedí ver la pantalla de socios de tu propio Business Manager con el proveedor listado ahí, no como titular.

4. ¿Quién paga la API de IA y a nombre de quién está la clave?

Buena respuesta: la clave de OpenAI, Anthropic o Google está en tu cuenta, con tu tarjeta y con un límite mensual duro configurado. Para una PyME de unas 1.000 conversaciones al mes, un tope de USD 50 a 80 deja margen de sobra y te cubre del único escenario que asusta de verdad: un workflow que entra en loop un sábado a la noche y consume en ocho horas lo de tres meses. Si el proveedor pone su clave y te lo factura dentro de la mensualidad tampoco está mal, pero tiene que poder decirte a fin de mes si el gasto de IA fue USD 12 o USD 90.

Alarma: que la IA venga incluida sin tope declarado y sin forma de ver el consumo. En algún momento hay una conversación incómoda sobre ese número, y la vas a tener con toda la información del otro lado de la mesa.

5. ¿Qué pasa el día que dejamos de trabajar juntos?

Buena respuesta: pasos y plazos concretos. Preaviso de 30 días de cualquiera de las dos partes, entrega de los exports de workflows y de la base de conocimiento en formato abierto (JSON, CSV), traspaso de titularidad o de accesos donde corresponda, y una llamada de handover con el equipo que entra. Que esté en el contrato, no en un mail de buena voluntad. Hacela con esta frase exacta: si el mes que viene contrato a otro, ¿qué me llevo y qué se queda?

Alarma: incomodidad. Quien se tensa con la pregunta de salida tiene un modelo de retención basado en la fricción. Segunda alarma: permanencia obligatoria de 12 o 24 meses en un servicio mensual. Si el servicio se sostiene solo, no necesita candado.

6. ¿Qué SLA tenés y qué pasa si no lo cumplís?

Buena respuesta: horas y canal. Caída total del bot, primera respuesta en menos de 1 hora dentro de la franja de guardia; consulta o ajuste menor, respuesta en menos de 4 horas hábiles; canal un mail o un grupo con más de una persona adentro. Y qué pasa cuando no se cumple: crédito, mes bonificado, algo con consecuencia económica. Un SLA sin penalidad no es un SLA, es una intención, y no hace falta que la penalidad sea grande para que cambie el orden en el que te atienden cuando hay tres incidentes a la vez. Preguntá también quién atiende: si es un nombre propio y esa persona se toma vacaciones en enero, tu bot se toma vacaciones en enero.

Alarma: las frases que no se verifican. Que responden rápido, que están siempre. Pedí que se traduzcan a horas y a un canal con más de una persona.

7. ¿Cómo vamos a saber si esto funcionó?

Buena respuesta: un proveedor que antes de arrancar te pide dos semanas de datos de base. Cuántas consultas entraron, cuántas se respondieron, en cuánto tiempo, cuántas terminaron en turno, presupuesto o venta. Sin ese número previo, cualquier resultado posterior es una opinión bien redactada.

Después, tres o cuatro métricas en un tablero, que con un Looker Studio o un Metabase conectado a la base de conversaciones alcanza: porcentaje de conversaciones resueltas sin intervención humana, que en consultas repetitivas suele arrancar en un rango de 40 a 70 por ciento; tiempo hasta la primera respuesta fuera de horario; turnos o leads generados; y cuántos de esos leads llegaron al CRM con nombre, teléfono y motivo de consulta cargados, que es donde un bot que atiende bien igual te puede dejar el trabajo manual intacto.

Alarma: que la métrica propuesta sea mensajes enviados o conversaciones atendidas. Suben solas con el tiempo y no distinguen entre atender bien y simplemente atender.

8. ¿Qué hace el bot cuando no sabe la respuesta?

Buena respuesta: deriva por tres caminos distintos. Cuando la confianza de la respuesta es baja, cuando el cliente escribe una palabra clave (humano, asesor, quiero hablar con alguien) y cuando aparece un tema de la lista negra que definiste vos: reclamos, cancelaciones, cualquier cosa que involucre plata. La conversación cae en una bandeja compartida, sea Chatwoot o el inbox de la herramienta que usen, y quien la toma ve el historial completo en lugar de arrancar de cero. Fuera de horario, la respuesta correcta no es que improvise: es que avise cuándo responde una persona y deje el caso encolado.

Alarma: que te digan que el bot contesta todo. Un bot que nunca deriva en algún momento inventa un precio, un plazo o una disponibilidad. En un consultorio o en una inmobiliaria eso es un turno mal tomado o una reserva que no existe.

9. ¿Dónde quedan guardadas las conversaciones de mis clientes?

Buena respuesta: el proveedor te dice dónde vive cada cosa. Las conversaciones en tal base Postgres, en tal proveedor y en tal región; la base de conocimiento en tal lado; quién de su equipo tiene acceso y cómo se revoca cuando alguien se va. Si tu negocio maneja datos de salud o financieros, esta respuesta define si podés contratarlo o directamente no.

Un punto que suele confundirse: cuando la automatización usa las APIs de OpenAI o Anthropic, esos proveedores no toman por defecto el contenido de las llamadas para entrenar modelos. Eso cubre al modelo, no a la plataforma del medio. La copia de las conversaciones igual queda escrita en la base de datos de la automatización, y lo que importa es de quién es esa base.

Alarma: que la respuesta sea que está todo en la nube. La nube de quién, en qué país, y quién tiene la contraseña.

10. ¿Cuánto cuesta cambiar algo tres meses después del go-live?

Buena respuesta: una cantidad de horas de cambios incluidas por mes (2 a 4 es lo habitual en planes de suscripción) y un valor de hora declarado para lo que exceda, que en LATAM se mueve entre USD 40 y USD 80 según seniority. Y una distinción explícita entre ajuste y desarrollo: cambiar un texto, sumar una pregunta a la base de conocimiento o mover un horario entra en las horas incluidas; integrar un sistema que antes no estaba se cotiza aparte. Es la pregunta que más plata mueve a mediano plazo y la que casi nadie hace en la primera reunión.

Alarma: que los cambios se vayan viendo. Traducido: cada pedido va a ser una negociación, vas a dejar de pedir, y el bot queda congelado en la versión del mes 1 mientras tu negocio sigue cambiando.

11. ¿Qué pasa con la factura si el volumen se multiplica por cinco?

Buena respuesta: el proveedor separa las tres facturas y te dice cuál crece con el volumen. La suya en general no crece, o sube por tramos declarados de antemano. Meta sí, porque cobra por conversación iniciada. La IA también, porque cobra por token. Un buen proveedor te da el costo por unidad y no solo el total: cuánto sale una conversación más. Si hoy manejás 800 conversaciones por mes y en temporada alta llegás a 4.000, el gasto de Meta y de IA se multiplica en esa proporción mientras el trabajo del proveedor casi no cambia.

Alarma: un precio todo incluido e ilimitado sin letra chica. O tiene un tope que no te contaron, o ya asume el peor mes del año y estás pagando ese peor mes los otros once.

12. ¿Qué me estás recomendando no automatizar?

Buena respuesta: una lista corta y concreta de cosas que en tu operación conviene dejar como están. Lo que suele entrar ahí: la negociación de un presupuesto grande, el primer contacto con un cliente que ya viene enojado, cualquier proceso que todavía cambia todas las semanas, y todo lo que hacés cuatro veces por mes y te lleva diez minutos por vez: son 40 minutos mensuales contra un flujo que hay que construir, probar y después mantener todos los meses. En StriqTech esta parte ocupa la mitad de la auditoría de 15 minutos, y no por modestia: cada proceso que sacamos del alcance es un flujo menos que mantener, y el mantenimiento es exactamente lo que se factura mes a mes.

Alarma: que le tires cualquier idea y te conteste que sí a todo. No te está asesorando, te está cotizando.

Cuánto cuesta de verdad haber contestado mal las preguntas 1, 2 y 3

Escenario armado con rangos típicos del mercado LATAM, no con datos de un cliente concreto. Consultorio odontológico de tres sillones, unas 900 conversaciones de WhatsApp por mes, un bot que responde obras sociales y precios, agenda contra Google Calendar y manda recordatorios 24 horas antes. Contrató por USD 900 de setup y USD 220 por mes. A los 14 meses quiere cambiar de proveedor porque los pedidos tardan semanas.

Escenario A, no es dueño de nada. Los workflows viven en el n8n del proveedor, la WABA está en el Business Manager del proveedor y la clave de IA es del proveedor.

• Rehacer los cinco flujos con otro equipo: USD 800 a 1.500 de setup nuevo, porque no hay nada que reutilizar.
• Recuperar el número: solicitud de transferencia que depende de que el titular actual la apruebe. Días hábiles si coopera; si no coopera, la única salida real es dar de alta otro número y avisarle a toda la base de pacientes.
• Historial de conversaciones: se queda del otro lado si nadie pidió un export.
• Mientras tanto la recepción vuelve a contestar a mano: entre 8 y 12 horas extra por semana durante 2 a 4 semanas.

Escenario B, es dueño de todo. Mismo bot y misma plata invertida, pero el servidor está a su nombre, la WABA en su Business Manager y la clave de OpenAI en su cuenta.

• Da acceso de administrador al equipo nuevo sobre el mismo n8n y el mismo Business Manager.
• El equipo nuevo dedica entre 4 y 8 horas a entender lo que hay: USD 150 a 400.
• Días sin WhatsApp: cero. El bot sigue corriendo durante toda la transición.

La diferencia entre A y B, en este escenario, va de USD 400 a USD 1.350 según cuánto haya para reutilizar, más 2 a 4 semanas de operación degradada del lado A y ninguna del lado B. Y no se decide el día que te querés ir: se decide en la reunión donde firmás, con tres preguntas que toman cuatro minutos.

Si el proyecto es chico, hacé solo cuatro de estas preguntas

Hacer las doce con tono de auditoría a alguien que te cobra USD 400 de setup es desproporcionado y te va a dejar afuera de buenos proveedores chicos, que existen. Si el setup no llega a USD 1.000, quedate con cuatro: de quién es el código (1), a nombre de quién está el número de WhatsApp (3), qué pasa si dejamos de trabajar juntos (5) y qué no me conviene automatizar (12). Las otras ocho empiezan a tener sentido cuando el setup supera los USD 1.500, cuando la automatización toca facturación o agenda, o cuando dos días de caída te cuestan ventas.

Cuándo la respuesta correcta es no contratar a nadie

Tres situaciones donde ninguna de estas preguntas te sirve, porque el proyecto no debería existir todavía:

• Volumen bajo y disperso. Menos de 50 consultas por mes y todas distintas entre sí. No hay repetición que capturar, así que el bot cuesta más que las horas que ahorra. Ahí lo que falta es demanda, no automatización.
• Proceso en movimiento. Si cambiás la forma de vender o de cobrar cada dos o tres semanas porque el negocio todavía se está definiendo, automatizar es congelar una versión que en un mes ya no vas a usar. Esperá a que el proceso se repita igual tres meses seguidos.
• Problema de responsabilidad disfrazado de problema de herramienta. Si nadie contesta el WhatsApp porque no está claro de quién es la tarea, un bot lo tapa unos 60 días. Después deriva a un humano, ese humano sigue sin existir, y el cliente se enoja el doble porque ahora sí esperaba respuesta.

Cómo las contestamos nosotros

Las respuestas de StriqTech a las tres que más pesan, para que esto no quede en una lista de exigencias que nadie cumple. El código y los workflows son del cliente y se entregan exportados, con la lista de credenciales y su titularidad. El número de WhatsApp y el Business Manager quedan siempre a nombre del cliente, y entramos como socios. El plan de salida está escrito en la propuesta antes de que firmes: preaviso de 30 días y entrega de todo en formato abierto. En el modelo de suscripción el hosting corre por nuestra cuenta, y lo decimos explícito para que sepas cuál de los dos modelos de la pregunta 2 estás comprando.

Si querés el desglose de qué se paga y a quién, está en Cuánto cuesta un chatbot de WhatsApp con IA en LATAM; para ordenar el proyecto en el tiempo, el roadmap de 90 días. La auditoría de 15 minutos es gratis y arranca al revés de lo que esperás: por lo que no te conviene automatizar. Escribinos a info@striqtech.com.