Qué necesitás juntar antes de contratar un chatbot con IA (la carpeta de 6 cosas)

Cinco horas de trabajo tuyo. Eso es lo que lleva juntar las seis cosas que conviene tener arriba de la mesa antes de la primera reunión con un proveedor de chatbots, y ninguna de las seis es técnica: los tres números del conteo de una semana, las doce preguntas que más te hacen con una sola respuesta oficial, la lista de precios vigente con sus excepciones, la regla de derivación con nombre y horario, la tabla de dónde vive cada dato y quién autoriza el acceso, y quién figura hoy como propietario de la cuenta de Meta de tu empresa.

Cuatro de las seis dependen solo de vos y entran en una tarde. Las otras dos no se miden en horas tuyas sino en cuánta gente tiene que estar de acuerdo: el precio que nunca se escribió porque hay tres socios que lo deciden caso por caso, y la clave que tiene la agencia que te hizo la web. Esas dos se empiezan hoy, junto con los quince minutos que lleva averiguar a nombre de quién está la cuenta de Meta, que es el dato que aparece a último momento y a nombre de un ex empleado.

Las listas de requisitos que circulan enumeran lo que resuelve el proveedor: el número, la verificación, la plataforma, la integración. Nada de eso lo juntás vos. Lo que sí juntás vos es la materia prima del bot, y es exactamente lo que no aparece en ninguna lista: un precio que nadie escribió, una clave que tiene la agencia y una cuenta de Meta a nombre de un ex empleado.

La carpeta de 6, con el trabajo real que lleva cada una

• Conteo de una semana: tres números. 25 minutos. Lo hacés vos.
• Doce preguntas frecuentes con una sola respuesta oficial. 1 hora, más entre dos y cuatro decisiones que no se delegan.
• Lista de precios vigente con excepciones y quién las autoriza. Una tarde si hay una persona que decide en el momento; varias reuniones si hay tres socios que tienen que ponerse de acuerdo.
• Regla de derivación escrita en tres líneas. 30 minutos, y solo la puede firmar quien decide.
• Tabla de dónde vive cada dato y quién autoriza el acceso. 40 minutos de armarla. Lo que se estira no es armarla: es cuántas filas terminan en alguien de afuera.
• Quién figura como propietario de la cuenta de Meta y del número. 15 minutos de averiguar.

Casi cinco horas propias sumando los mínimos. Cuatro de las seis las terminás en una tarde. Las otras dos no se miden en horas tuyas, se miden en cuánta gente tiene que estar de acuerdo.

Los tres números del conteo sirven para que no te coticen un plan de más

El método está en cuántas consultas justifican un chatbot: conversaciones de una semana normal, extrapoladas al mes. Hacelo una vez y anotá tres números: cuántas conversaciones entraron, cuántas llegaron fuera de tu horario y cuántas de esas nunca tuvieron respuesta.

Ese post usa los tres números para decidir si conviene hacerlo. Acá sirven para otra cosa, que pasa dentro de la reunión: fijar el tamaño de lo que te van a cotizar.

Las plataformas de conversaciones se venden por tramos de volumen, y Meta factura por ventana de conversación de 24 horas, no por mensaje. Los planes publicados van de unas decenas a un par de cientos de dólares por mes, y el escalón entre un tramo y el siguiente lo define el volumen que declarás. Un negocio con 180 conversaciones mensuales reales que llega a la reunión diciendo "recibimos como mil doscientos mensajes por mes" está pidiendo, sin darse cuenta, la cotización del tramo de arriba, y lo va a pagar todos los meses del año.

Los otros dos números tampoco son decorativos. El de fuera de horario es el que dimensiona la cobertura de la derivación: si el 70% de tus consultas entra después de las 19, la conversación sobre quién atiende esas conversaciones cambia de tono. Y el de las que nunca tuvieron respuesta es el único que define un alcance mínimo verificable: eso —y no "mejorar la atención"— es lo que el bot tiene que mover para que el proyecto valga algo.

Doce respuestas oficiales, no sesenta preguntas

La carpeta no pide un manual. Pide doce preguntas: las que concentran el grueso de lo que entra. Precio, horario, si hay stock o turno, formas de pago, dónde estás, si hacés envíos. Esas ya las sabés de memoria.

El trabajo no está en la columna de las preguntas: está en la de al lado. Preguntales por separado a las dos o tres personas que atienden el WhatsApp qué contestan a cada una de las doce, y anotá las respuestas textuales en columnas distintas. De doce, entre dos y cuatro van a volver con dos versiones que no coinciden: uno dice que el envío es gratis desde cierto monto y el otro que siempre se cobra; uno pide seña del 30% y el otro "depende del trabajo"; uno toma esa obra social los sábados y el otro no.

Elegir cuál de las dos versiones pasa a ser la de la empresa es el entregable real de esta hora, y no lo puede hacer el proveedor. El bot va a decir una sola, a todo el mundo, siempre. En el momento en que la escribís dejó de ser un criterio de quien atiende y pasó a ser política.

Un precio que no está escrito no existe para el bot

De las seis, esta es la que no depende de tu agenda sino de la de otros. Tres columnas: precio, desde cuándo rige, quién puede modificarlo o autorizar un descuento.

Lo que hay que escribir no es la lista, que probablemente ya exista: son las excepciones que hoy viven en la cabeza de alguien. El descuento por pago en efectivo. El precio distinto para una obra social o para el cliente que compra todos los meses. El recargo por zona de envío que se cotiza a ojo. Y la trampa más común: el precio publicado en la web no coincide con el que se dice por WhatsApp.

La prueba de que esta parte está terminada es concreta y la podés correr en dos minutos: dale la hoja a alguien que entró a trabajar la semana pasada y pedile que conteste "¿cuánto sale?" para tres casos distintos, incluido uno con excepción. Si tiene que preguntarle a alguien, la hoja no está lista. Si contesta las tres, el proveedor tiene con qué cotizar en firme y no en rango.

La regla de derivación se escribe en tres líneas y la firma quien decide

Tres líneas, ni una más:

1. Qué no contesta nunca el bot. No copies una lista genérica: sacala de tu propio historial. Mirá los reclamos del último año que terminaron en un descuento, en una devolución o en una llamada del dueño. Esos temas son tu lista, y son distintos de los del negocio de al lado.
2. Qué dispara la derivación. Un disparador tiene que ser detectable en un texto. El error clásico es escribir "que derive cuando el cliente se enoja": eso no es una regla, es una intención, y no hay forma de programarla.
3. A quién le llega, con nombre y apellido, en qué horario, y qué pasa fuera de ese horario.

La tercera línea es la única de las seis cosas de la carpeta que le asigna trabajo a una persona concreta, y por eso es la única que no podés delegar en un empleado: quien la firma tiene que poder decidir que esa persona deje lo que está haciendo para atender un chat.

El chequeo, antes de la reunión: mandale la línea 3 por escrito a la persona que nombraste. Si contesta "¿yo?", la regla todavía no existe. Del otro lado del mostrador, lo que hay que exigirle al proveedor sobre esto es otra cosa y está en las preguntas para hacerle antes de contratarlo.

La tabla de datos y la pregunta que predice si hay integración

Una fila por cada dato que el bot va a necesitar decir o registrar: turnos, stock, precios, estado de un pedido, datos del cliente.

La columna tres es la que predice casi todo: ¿a ese sistema entrás desde el navegador con usuario y contraseña, o es un programa instalado en una computadora del local? Por navegador, en la enorme mayoría de los casos hay forma de conectarlo. Programa instalado sin versión web: no hay integración posible y el alcance se recorta a informar y tomar el pedido, con alguien cargando a mano después. Planilla compartida: se conecta sin problema, pero abre la otra pregunta, que es quién la mantiene al día.

La columna cuatro no se cuenta en días: se cuenta en firmas. Sumá cuántas filas terminan en alguien que no está en tu empresa —la agencia que administra la tienda, el proveedor anterior que nunca devolvió el token—. Cero filas de terceros significa que la fecha depende de vos. Dos o más significa que la fecha depende de gente que no va a estar en la reunión, y eso conviene decirlo antes de que alguien prometa una.

Quién es el propietario de tu cuenta de Meta: quince minutos, hoy

Entrá a Meta Business Suite, Configuración del negocio, y mirá una sola cosa: si el portafolio comercial donde vive tu cuenta de WhatsApp figura a nombre de tu empresa o a nombre de otro. En una cantidad nada despreciable de PyMEs, la cuenta desde la que se hicieron las campañas de Instagram está a nombre de una agencia, de un ex empleado o del sobrino que ayudó tres años atrás.

Si tu empresa no figura como propietaria, hacé dos cosas hoy mismo y en este orden: pedirle al titular actual que te agregue como administrador, y anotar quién es, porque es la persona de la que va a depender el alta del número. Lo que hay que negociar por contrato para que esto no vuelva a pasar está en quién es dueño de tus automatizaciones.

En la misma carpeta van escaneados los papeles que Meta pide para verificar la empresa. No hace falta que los entiendas: hace falta que estén en un PDF y no en un cajón, porque el trámite se manda el día uno y corre en paralelo a todo lo demás. Cuál es cada uno y cuánto tarda cada etapa está en cuánto tarda implementar un chatbot de WhatsApp.

La misma reunión, con carpeta y sin carpeta

Tomemos un corralón de materiales con dos personas atendiendo el WhatsApp. El negocio es inventado para que se vea la diferencia; los dos hallazgos del final son de los que aparecen siempre.

Sin carpeta. Dice que recibe "muchísimos mensajes". Le cotizan un rango. El alcance queda escrito como "responder consultas frecuentes e integrarse con el sistema de gestión". A las tres semanas aparecen dos cosas: que el precio del cemento cambia dos veces por mes y no lo escribe nadie, y que el stock vive en un programa instalado en la PC del mostrador.

Con carpeta. Llega con 210 conversaciones mensuales, 62 fuera de horario y 24 sin respuesta. Doce preguntas con una sola respuesta cada una, tres de ellas resueltas esa semana entre los socios. La lista con tres excepciones escritas: descuento por cantidad, flete por zona, cuenta corriente. Derivación a nombre de una persona, de 8 a 18. Y la tabla que dice, en la fila de stock, "programa instalado".

Esa última fila es la que cambia el proyecto entero antes de firmarlo. No hay consulta de stock en línea; hay un bot que informa, cotiza con la lista escrita y avisa que confirma disponibilidad en horario. Es un proyecto más chico, más barato y que no se cae a los tres meses. La carpeta no lo arregló: lo hizo visible cuando todavía se podía elegir.

Qué cambia en la reunión con la carpeta, y las tres cosas que la carpeta se parece a tener y no tiene

Sin carpeta, la primera reunión es una demostración: te muestran un bot andando y quedan de mandar una propuesta. Con carpeta, es un diagnóstico, y el proveedor puede cerrar tres cosas que de otro modo salen como rango: el tramo de plataforma que necesitás, qué queda adentro del alcance y cuántas integraciones hay que hacer de verdad.

La carpeta también funciona como filtro, y en las dos direcciones. Un proveedor serio te va a pedir estas seis cosas en la primera llamada y te va a decir cuál te falta. Si nadie te pregunta de dónde sale el dato de stock ni quién es el propietario de la cuenta de Meta, y aun así te tiran una fecha de entrega, esa fecha es de fantasía.

Ahora, del otro lado de esa misma reunión hay un malentendido que sale caro: la carpeta te hace llegar con un número en vez de un rango, pero no construye ninguna de las seis cosas que documenta. Tres de ellas se parecen tanto al producto terminado que es fácil creer que ya las tenés, y la primera es la que más se confunde con estar listo.

Doce respuestas escritas no son una base de conocimiento. Un documento con doce respuestas contesta doce preguntas formuladas como vos las escribiste. Lo que hace falta es un sistema que encuentre la respuesta correcta cuando la pregunta viene mezclada o mal escrita, que sepa que la fila de excepciones gana sobre la lista general, y que diga "esto no lo sé, te paso con alguien" en lugar de completar el hueco. La prueba más rápida de que ese salto no es automático: preguntale por la excepción, no por la regla. Un documento pegado en un prompt te contesta el precio de lista al cliente de cuenta corriente, que es exactamente el caso donde el error cuesta plata.

La regla de derivación en papel no es un ruteo. Que el chat correcto llegue a la persona correcta con el historial completo, sin que dos personas contesten lo mismo y sin que se pierda cuando esa persona está con un cliente, ya es un sistema de conversaciones.

La carpeta es una foto con fecha. Sirve el día que la armás. Cuando los precios cambian todas las semanas o el stock se mueve todos los días, el documento y la realidad se separan, y ahí el problema deja de ser de contenido y pasa a ser de fuente: o alguien es dueño de mantener el dato, con nombre y frecuencia, o el dato tiene que venir del sistema donde ya cambia solo. Quién paga por eso todos los meses es una decisión aparte, y está en suscripción o pago único.

Cuál de las seis armar primero si no las vas a armar todas

Nadie junta las seis en una tarde, y el orden no es el de la lista. Se ordenan por lo que cuesta arreglarlas tarde.

Primero la propiedad de la cuenta de Meta. Son quince minutos y es la única de las seis que, si está mal, no se corrige con trabajo: se corrige perdiendo el número y empezando de nuevo con otro. Todo lo demás es recuperable.

Segundo la tabla de datos. De ahí sale si hay integración o no, que es la línea que más mueve el presupuesto. Una carpeta sin esta tabla convierte cualquier cotización en un rango de tres a uno, y ese rango después se cierra siempre para el mismo lado.

Tercero el precio escrito con sus excepciones. Es donde el error cuesta plata desde el primer día, y es lo que ningún proveedor puede inventar por vos.

Las otras tres —el conteo, las doce respuestas y la regla de derivación— se pueden completar con el proyecto ya arrancado, y ningún proveedor serio te va a frenar por ellas. Si llegás a la primera reunión con solo esas tres de arriba, estás adelante de la mayoría de las carpetas que se presentan completas pero con la cuenta de Meta a nombre del sobrino de alguien.

La auditoría de 15 minutos de StriqTech es leer lo que tengas juntado hasta ahí y decirte cuál te falta, cuál no hace falta en tu caso, y si el proyecto entero conviene esperarlo seis meses. Escribinos a info@striqtech.com o agendá desde striqtech.com/#servicios.