L'RFQ incompleto: sei campi per preventivare senza quattro scambi di messaggi

«Ciao, mi serve il prezzo per 500 di questi pezzi.» Foto allegata, scattata col cellulare sopra la scrivania, senza una sola misura scritta a fianco. Così arriva una richiesta di preventivo di fabbrica —RFQ, quando chi scrive è il compratore di una grande azienda—: senza materiale, senza spessore, senza finitura, senza data e senza luogo di consegna. La reazione naturale è chiedere quello che manca.

È lì che si decide il preventivo, e non per i giorni che si perdono negli scambi di messaggi: si decide per chi resta a dovere il messaggio successivo. Se chiedi, la palla resta dalla parte del compratore e il tuo preventivo non esiste ancora da nessuna parte; quello che esiste è una tua domanda in attesa di risposta. Se preventivi lo stesso e scrivi sopra il prezzo l'ipotesi con cui hai coperto ogni campo vuoto —«preventivato su lamiera 1010 da 2 mm, grezzo, ritiro presso il nostro stabilimento»—, quello che torna non è un dato sciolto: è una correzione su un numero che è già sul tavolo.

I sei dati che muovono il prezzo in una fabbrica sono quantità e se si ripete, materiale e spessore, disegno o foto con una misura scritta a fianco, finitura, data in cui gli serve nel suo stabilimento e dove si consegna. Nessuno dei sei è obbligatorio: chi ne sa tre risponde tre, e si preventiva lo stesso.

Negli acquisti industriali quella differenza è anche formale, ed è la parte che quasi nessuna officina tiene in conto. Il compratore raramente può aprire un ordine con un solo preventivo: per costruire la richiesta di acquisto interna deve raccoglierne tre. Una tua mail che chiede lo spessore non è un preventivo e in quella cartella non entra. Un prezzo con sei ipotesi stampate sopra ci entra, anche se poi lo correggi due volte. Chi chiede resta fuori dal confronto prima che qualcuno guardi il suo numero, e per un motivo amministrativo, non commerciale.

I sei campi, e perché nessuno può essere obbligatorio

Sono sei perché sono quelli che cambiano il prezzo in una fabbrica. Non c'è un settimo che valga l'attrito di chiederlo.

1. Quantità e se si ripete. 500 una tantum non è lo stesso che 500 al mese: nel primo caso l'attrezzatura o l'attrezzaggio si ammortizzano su un unico lotto, nel secondo puoi preventivare la metà. È il dato che muove più soldi e quello che quasi nessuno chiede.
2. Materiale e spessore. "Acciaio" non è un dato. Tra un 1010 e un 304 c'è una differenza di prezzo che nessuna efficienza di officina compensa.
3. Disegno, campione o foto con una misura scritta a fianco. La misura scritta è la cosa importante: una foto senza scala non si preventiva, e pretendere il disegno lascia fuori chiunque non ce l'abbia, che negli acquisti delle PMI è buona parte di chi scrive. Quello che hanno è un pezzo rotto sopra la scrivania.
4. Finitura. Grezzo, verniciato, zincato, anodizzato. È il campo che si dimentica più spesso e quello che aggiunge un processo esterno con il proprio termine di consegna sopra il tuo.
5. Data in cui gli serve nel suo stabilimento. Un giorno preciso, non la parola "urgente". "Urgente" ti fa preventivare con un margine di tempo che poi ti taglia fuori contro chi ha chiesto la data reale.
6. Dove si consegna. Ritiro presso lo stabilimento, trasporto entro 40 km o spedizione in un'altra regione sono tre prezzi diversi dello stesso lavoro.

Nessuno è obbligatorio, ed è questo che separa questo meccanismo da un modulo comune. Un campo obbligatorio è un punto in cui il compratore abbandona: non ha lo spessore a portata di mano, chiude la finestra e scrive al fornitore accanto. Sei campi, zero asterischi rossi. Chi ne sa tre, risponde tre.

Nemmeno l'ordine è casuale: parte dalla quantità, che è l'unica cosa che il compratore sa sempre a memoria, e lascia per ultimo quello che deve andare a cercare. Se il primo campo lo obbliga ad alzarsi dalla scrivania, il campo due non esiste.

Il testo esatto per rispondere a una richiesta di preventivo

Questo va come risposta al primo messaggio, sia WhatsApp sia mail. Copia e cambia quello che riguarda la tua officina:

Grazie, è già entrato in preventivazione. Per avere il numero oggi mi servono questi sei dati. Rispondi a quelli che hai a portata di mano; quelli che mancano li preventivo con un'ipotesi che ti lascio scritta sopra il prezzo.

1. Quantità e se si ripete (es.: 500 una tantum / 500 al mese)
2. Materiale e spessore (se non lo sai, scrivi "quello che usi tu")
3. Disegno, campione o foto con una misura scritta a fianco
4. Finitura (grezzo, verniciato, zincato, anodizzato)
5. Data in cui ti serve nel tuo stabilimento (un giorno, non "urgente")
6. Dove lo consegniamo

Quel "quelli che mancano li preventivo lo stesso" è tutto il meccanismo. Abbassa la barriera a zero e allo stesso tempo avvisa che ci saranno delle ipotesi, così il blocco che arriva dopo non sorprende nessuno.

Ogni campo vuoto si risponde con un'ipotesi economica, non con una domanda

Il preventivo esce con un blocco sopra il prezzo che dice esattamente con cosa è stato preventivato:

Preventivato ipotizzando:

• 500 unità una tantum, senza sconto per ripetizione
• Lamiera DD 1,2 mm (non specificato)
• Tolleranza generale di officina, senza verifica dell'accoppiamento con pezzi di terzi
• Senza finitura, consegna in grezzo
• 12 giorni lavorativi dall'ordine di acquisto e acconto
• Ritiro presso il nostro stabilimento

Se qualcuno di questi punti non è così, dimmi quale e ti restituisco il numero corretto lo stesso giorno.

Ogni ipotesi è l'opzione base ed economica, non quella che ti copre. È controintuitivo ed è qui che quasi tutti sbagliano: se ipotizzi l'opzione cara per non restare incastrato, il tuo numero esce alto, il compratore ti scarta in silenzio e non vieni mai a sapere che hai perso per un requisito che lui non aveva mai chiesto. Con l'ipotesi economica il tuo numero è il pavimento, e ogni correzione che fa il compratore è un aumento che ha chiesto lui stesso e ha già accettato prima di vedere il nuovo prezzo.

Ed è la correzione quello che cerchi. Quando qualcuno risponde "no, sono 500 al mese e va zincato", ti ha appena dato i due dati che valevano soldi, senza che tu glieli chiedessi, e te li ha dati discutendo il tuo prezzo invece di confrontare quello di un altro.

Il dato che muove il prezzo di tre volte non si ipotizza: si preventiva in due righe

C'è un limite. Se la differenza tra due opzioni è dell'ordine del triplo, l'ipotesi non basta, perché sbagliarla non è una correzione: è aver preventivato un'altra cosa.

Lì vanno due prezzi nello stesso preventivo. "In SAE 1010: X. In AISI 304: Y." Due righe, senza spiegazione a fianco. Il compratore sceglie, e nella maggior parte dei casi quella scelta ti arriva in una parola lo stesso giorno. Un'ipotesi serve per quello che cambia il prezzo del 10 o del 20 per cento. Per quello che lo cambia di tre volte, va la tabella a due righe.

La regola pratica: al massimo un dato del preventivo si apre in due prezzi. Se ne apri tre, hai mandato un listino e il compratore non sceglierà niente.

I preventivi che hai perso ci hanno messo di più a uscire, non sono usciti più cari

Prima di costruire il modulo, verificalo sul tuo storico. Non serve nessun sistema: bastano la ricerca di WhatsApp e un foglio.

Apri gli ultimi dieci thread in cui ti hanno chiesto un preventivo e annota tre cose di ciascuno: quanti messaggi ci sono stati tra la richiesta e il primo numero che hai mandato, quanti giorni sono passati e se l'hai poi vinto. Poi separa in due colonne e calcola la media dei giorni di ciascuna.

La forma che di solito ha il risultato è questa: nei vinti il primo numero è uscito lo stesso giorno o quello dopo, con un messaggio in mezzo o nessuno; nei persi la media sale a quattro o cinque giorni e quasi sempre ci sono stati tre messaggi o più prima del prezzo. È la forma tipica di questo conto, non una nostra misurazione, e l'unico numero che decide qualcosa è il tuo.

Aggiungi una quarta colonna che non guarda nessuno: dei persi, in quanti hai saputo perché hai perso. Se nella maggior parte non ti ha mai risposto nessuno, non hai perso un confronto di prezzi, hai perso il turno. Un preventivo che perde perché è caro te lo dicono; uno arrivato tardi, o con un'ipotesi costosa che il compratore non aveva mai chiesto, muore in silenzio e non ti lascia imparare niente.

È questa la coppia di numeri che spiega perché la stessa officina, con la stessa capacità e lo stesso prezzo, vince certi preventivi e ne perde altri. Se nei persi il primo numero è uscito diversi giorni dopo rispetto ai vinti, il problema non è il tuo prezzo: è quando arriva.

Il limite non è quante richieste entrano: è quante teste preventivano

Il modulo può essere un messaggio salvato su WhatsApp, un modulo di Google o una riga fissa nella tua firma mail: i sei campi entrano in uno schermo di cellulare in tutte e tre le versioni. Niente di tutto questo si compra.

E regge parecchio più di quanto si supponga, perché quello che lo sostiene non è il volume. Un'officina che preventiva quaranta richieste a settimana con una sola persona e un listino materiali con data starà meglio di una che ne preventiva dodici divise tra tre persone che improvvisano il termine di consegna. Finché il criterio è uno solo, il blocco di ipotesi scritto a mano funziona anche se le ipotesi vivono nella testa di chi preventiva: una testa sola è coerente con sé stessa.

C'è una prova con un solo disegno per sapere da che parte stai. Prendine uno che hai già preventivato, cancellagli il prezzo e chiedi a ogni persona che preventiva di valorizzarlo separatamente, senza parlarsi tra loro. Poi confronta due cose: i numeri, e quale lamiera, quale termine di consegna e quale tolleranza ha ipotizzato ciascuna per arrivarci. Se la distanza tra il più alto e il più basso è quella che avresti cambiando materiale, non hai un problema di modulo: hai tre listini che convivono nella stessa fabbrica, e il cliente vede l'uno o l'altro a seconda di a chi ha scritto.

Dove smette di bastare: il materiale che si muove, la validità che scade e il preventivo che non si trova

Il modulo risolve la richiesta incompleta. Non risolve tre cose, e tutte e tre compaiono insieme appena c'è più di una persona che preventiva.

La prima è che le tue ipotesi invecchiano. "Lamiera DD 1,2 mm" ha un prezzo che si è mosso dall'ultima volta che l'hai aggiornato, e con un preventivo costruito su un costo materiale vecchio si guadagnano e si perdono soldi allo stesso modo. Quando il materiale si muove tutti i mesi, il blocco di ipotesi deve essere legato a un listino attuale, non alla memoria di chi preventiva.

La seconda è il follow-up, che in una fabbrica non è chiedere se hanno deciso. È che il tuo preventivo ha una validità scritta e sta per scadere: passata quella data, il numero che hai mandato non lo sostieni più con il listino materiali di oggi. Sapere quale dei trenta preventivi aperti scade questa settimana non si fa a memoria, e quello che si perde quando ci si dimentica non è solo la vendita: è aver fatto lo stesso calcolo due volte.

La terza è che non hai storico. Quando lo stesso compratore torna otto mesi dopo per lo stesso pezzo, non c'è modo di trovare cosa gli hai preventivato né con quali ipotesi: sta in un thread di WhatsApp in mezzo ad altri duecento. Allora o rifai tutto il calcolo, o ripeti il numero vecchio trascinandoti dietro un costo materiale vecchio. Per lo stesso motivo, il confronto di prima —giorni fino al primo numero nei vinti contro i persi— lo fai una volta, a mano, su dieci thread, ma non lo puoi tenere vivo per compratore e per tipo di pezzo, che è esattamente quello che ti direbbe se perdi sempre la stessa famiglia di lavori.

Comincia dal modulo e dal blocco di ipotesi, che è gratis e funziona questa settimana. Quello che viene dopo si compra il giorno in cui le ipotesi smettono di essere di una persona e diventano della fabbrica: la stessa lamiera, lo stesso termine di consegna e la stessa tolleranza che escono da una tabella con data, uguali per chiunque prenda in mano il messaggio.