Se ancora svolgi queste attività manualmente, stai regalando oltre 20 ore alla settimana. Ecco i workflow che sì o sì dovresti automatizzare prima di assumere altre persone.
1. Lead Qualification (il più critico)
Il problema
Sales perde il 60% del proprio tempo parlando con persone che non compreranno mai.
L'automazione
Stack: Chatbot (WhatsApp/web) + Typeform + CRM (HubSpot/Pipedrive)
Flusso:
- Il lead arriva → Il chatbot fa 3-4 domande chiave
- Score automatico: budget, timing, decision-maker
- Se è "Hot" → Link calendario diretto a Sales
- Se è "Warm" → Drip email campaign
- Se è "Cold" → Lista di nurturing
Obiettivo: Sales parla solo con lead che chiudono. Conversion rate +200%.
Strumenti
- Gratis: Google Forms + Zapier (100 lead/mese)
- Pro: Intercom + Clearbit ($200/mese, vale ogni centesimo)
2. Onboarding dei Clienti
Il problema
Cliente nuovo = 10 mail manuali, documenti in PDF, dimenticanze, churn al mese 1.
L'automazione
Stack: Email automation (Customer.io / Loops) + Notion + Slack
Flusso:
- Il cliente paga → Trigger automatico
- Email di benvenuto con accesso (auto-generato)
- Workspace Notion pre-caricato con template
- Sequenza di 7 giorni: video intro giorno 1, check-in giorno 3, call fissata giorno 7
- Slack: notifica a CS se il cliente non completa un passo critico
Obiettivo: Churn nei primi 30 giorni ridotto del 40%.
Strumenti
- Gratis: Mailchimp + Notion (fino a 500 contatti)
- Pro: Customer.io + Intercom ($300/mese per <1000 utenti)
3. Report Esecutivi
Il problema
L'analista raccoglie dati da 5 fonti (Stripe, GA, CRM, SQL). Consegna il venerdì. Le decisioni si prendono il lunedì con dati vecchi.
L'automazione
Stack: Google Data Studio + Supermetrics / Zapier
Flusso:
- Connettore automatico verso ogni fonte dati
- Dashboard live (refresh ogni ora o real-time)
- Alert automatico se una metrica critica scende (es: MRR -10%)
- PDF settimanale auto-inviato agli investor
Obiettivo: Decisioni in tempo reale. L'analista si concentra sugli insight, non sul copia/incolla.
Strumenti
- Gratis: Google Data Studio + Google Sheets (con script)
- Pro: Metabase self-hosted + dbt ($0-200/mese secondo infra)
4. Follow-up Vendite
Il problema
Il venditore chiude una call, dice "ti seguo la prossima settimana"... e se ne dimentica. Deal morto.
L'automazione
Stack: CRM con sequence + Calendar automation
Flusso:
- La call finisce → Il venditore spunta "send follow-up sequence"
- Email 1: 24h dopo (recap + next step)
- Email 2: 3 giorni dopo (case study rilevante)
- Email 3: 7 giorni dopo (ultima chance + urgency)
- Se non risponde → Notifica al manager
Obiettivo: Win rate +30%, zero deal dimenticati.
Strumenti
- Gratis: HubSpot CRM + Sequences (fino a 1000 contatti)
- Pro: Salesforce + Outreach ($$$, solo se fatturi già 7 cifre)
5. Gestione di Fatture e Incassi
Il problema
Il cliente compra, paga con bonifico, manda la ricevuta via mail, la contabilità carica manualmente, dimenticano il follow-up se non paga.
L'automazione
Stack: Stripe / MercadoPago + Fatturazione elettronica (AFIP) + CRM
Flusso:
- Il cliente paga online → Fattura generata automaticamente (AFIP compliant)
- Mail di ringraziamento + fattura in allegato
- Se il pagamento è in attesa → Reminder automatico giorno 7, 14, 21
- Se non paga in 30 giorni → Sospensione automatica del servizio + notifica a CS
Obiettivo: Incassi in tempo (DSO -50%), zero sforzo manuale.
Strumenti
- LATAM: MercadoPago + TuFacturación / Billit
- Internazionale: Stripe Invoicing (free)
Conclusione: La tua checklist d'azione
Per ogni workflow, chiediti:
- Lo faccio più di 5 volte alla settimana? → Candidato perfetto per automatizzare
- Ha passi chiari e ripetibili? → Facile da implementare
- Cosa succede se fallisce? → Se è critico, parti con alert + fallback manuale
Regola d'oro: Automatizza ciò che è ripetitivo. Delega ciò che è strategico.
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