Questo è un esempio illustrativo con ipotesi dichiarate, non il caso di un cliente: mostra come si costruisce il conto perché tu possa rifarlo con i numeri della tua attività.
Molte valutazioni dei chatbot sommano vendite nuove e risparmi come se fosse tutto guadagno. Qui il conto va per parti: quanto margine lascia la vendita aggiuntiva, quanto vale il tempo che si libera, quanto costa mantenere il chatbot e quanto va ai terzi. Ogni ipotesi è in vista perché tu possa sostituirla con la tua.
Lo scenario
Un e-commerce di abbigliamento che vende tramite il proprio negozio online e gestisce le richieste di acquisto su WhatsApp. Oggi risponde una sola persona, e nelle ore di maggiore domanda le richieste restano in attesa.
Il chatbot valutato in questo esempio:
- Risponde alle domande frequenti (spedizioni, taglie, metodi di pagamento) con le informazioni del catalogo.
- Comunica lo stato di un ordine consultando il negozio.
- Fa le domande di qualificazione e passa a una persona le conversazioni con una chiara intenzione di acquisto, con un riassunto di quanto detto.
- Passa a una persona, secondo regole concordate, ciò a cui non sa rispondere, i reclami e i cambi. Il team rivede le risposte periodicamente.
- Manda un promemoria a chi ha lasciato un carrello abbandonato.
Le ipotesi dell'esempio
Sono valori tondi scelti perché il conto si possa seguire. Nessuno è una tariffa di StriqTech né un risultato misurato.
- Conversazioni di vendita al mese: 1.000. Persone diverse che chiedono di un prodotto. Non sono messaggi: una conversazione di solito ha diversi scambi.
- Conversione senza chatbot: 8%. Su 100 conversazioni di vendita, 8 diventano un ordine.
- Conversione con chatbot: 12%. È l'ipotesi più incerta: nessuno la conosce prima di provare. Più sotto trovi che cosa succede se il miglioramento è la metà.
- Valore medio dell'ordine: USD 60.
- Margine lordo: 40% del valore dell'ordine. Ciò che resta di ogni vendita dopo il costo della merce e i costi variabili per ordine (commissione di incasso, spedizione a tuo carico). Se il tuo margine non sconta questi costi, scontali prima di usarlo.
- Setup del chatbot: USD 3.000, pagamento una tantum. Preventivo ipotetico: sostituiscilo con quello che hai.
- Costo mensile del chatbot: USD 220. Manutenzione e hosting del fornitore. È un'ipotesi, come il setup: sostituiscilo con quello del tuo preventivo. Ogni proposta dovrebbe specificare che cosa include.
- Tariffe di WhatsApp Business Platform: USD 40 al mese. Costo di terzi addebitato da Meta. Le risposte a chi ti ha scritto per primo, dentro la finestra di 24 ore, non si pagano; i template che invii tu per primo, come il promemoria del carrello abbandonato, sì, con un prezzo che dipende dalla categoria e dal paese. Il dettaglio è in quanto costa WhatsApp Business API.
- Modello di IA: USD 70 al mese. Costo di terzi per l'uso dell'API del modello. Cresce con il volume di conversazioni e dipende dal modello scelto.
- Ore di assistenza che il chatbot libera: 80 al mese. La metà di un orario pieno di 160 ore.
- Costo orario di chi risponde: USD 5. Un costo mensile di USD 800 con oneri, diviso 160 ore.
Il conto, passo per passo
Passo 1: ordini aggiuntivi
- Senza chatbot: 1.000 × 8% = 80 ordini.
- Con chatbot: 1.000 × 12% = 120 ordini.
- Differenza: 40 ordini al mese.
Passare dall'8% al 12% è un aumento di 4 punti percentuali. In termini relativi è il 50% in più (4 su 8). Entrambi i modi sono corretti; l'importante è chiarire quale si usa, perché descrivono lo stesso cambiamento con numeri molto diversi.
Passo 2: margine lordo aggiuntivo, non fatturato
- Vendite aggiuntive: 40 ordini × USD 60 = USD 2.400.
- Margine lordo aggiuntivo: USD 2.400 × 40% = USD 960.
Quei USD 2.400 non sono guadagno: USD 1.440 se ne vanno in merce, incasso e spedizione. Quello che il chatbot aggiunge al risultato è il margine, USD 960 al mese.
Passo 3: valore del tempo liberato
- 80 ore × USD 5 = USD 400 al mese.
Questa voce è denaro solo se cambia una decisione: non assumere la prossima persona, smettere di pagare straordinari o spostare quelle ore su attività che generano ricavi. Se lo stipendio si paga comunque e nessuno riassegna quel tempo, è capacità liberata, non un risparmio di cassa.
Passo 4: costi mensili
- Chatbot (manutenzione e hosting del fornitore): USD 220.
- WhatsApp Business Platform (Meta): USD 40.
- Modello di IA: USD 70.
- Totale: USD 330 al mese.
Passo 5: beneficio netto mensile
USD 960 + USD 400 − USD 330 = USD 1.030 al mese.
Passo 6: rientro del setup
USD 3.000 ÷ USD 1.030 = 2,9 mesi.
| Voce | Al mese |
|---|---|
| Margine lordo aggiuntivo | USD 960 |
| Valore del tempo liberato | USD 400 |
| Chatbot (fornitore) | −USD 220 |
| WhatsApp Business Platform (Meta) | −USD 40 |
| Modello di IA | −USD 70 |
| Beneficio netto | USD 1.030 |
Con queste ipotesi, il setup si recupera in 2,9 mesi. È il risultato di un conto, non una promessa: se cambia un'ipotesi, cambia il tempo.
La scorciatoia che gonfia questi conti
Se nel passo 2 si usassero le vendite aggiuntive (USD 2.400) al posto del margine (USD 960), il beneficio netto risulterebbe di USD 2.470 al mese e il rientro scenderebbe a 1,2 mesi. È la distanza tra un conto di fatturato e un conto di redditività.
Che cosa cambia il risultato
Il conto dipende soprattutto da tre cose: di quanto migliora davvero la conversione, quanto margine lascia ogni vendita e se le ore liberate diventano un risparmio. Con tutte le altre ipotesi invariate:
| Scenario | Margine aggiuntivo | Tempo liberato | Costi mensili | Beneficio netto | Rientro |
|---|---|---|---|---|---|
| Base dell'esempio | USD 960 | USD 400 | USD 330 | USD 1.030 | 2,9 mesi |
| Metà del miglioramento (8% → 10%) | USD 480 | USD 400 | USD 330 | USD 550 | 5,5 mesi |
| Margine del 20% | USD 480 | USD 400 | USD 330 | USD 550 | 5,5 mesi |
| Senza contare le ore | USD 960 | USD 0 | USD 330 | USD 630 | 4,8 mesi |
| Metà del miglioramento e senza ore | USD 480 | USD 0 | USD 330 | USD 150 | 20 mesi |
| Margine del 20%, metà del miglioramento e senza ore | USD 240 | USD 0 | USD 330 | −USD 90 | Non rientra |
Che cosa mostra la tabella:
- Il miglioramento di conversione e il margine pesano allo stesso modo. Il margine aggiuntivo è ordini × valore medio × margine: se uno dei due si dimezza, si dimezza anche quella voce. Con metà del miglioramento (dall'8% al 10%, 20 ordini in più invece di 40), il rientro passa da 2,9 a 5,5 mesi; con un margine del 20%, lo stesso.
- Le ore reggono il caso quando le vendite non bastano. Nello scenario base portano USD 400 su USD 1.360 in entrata. Se non si traducono in cassa, il beneficio netto scende a USD 630.
- Gli effetti si sommano. Con metà del miglioramento e senza ore, il rientro arriva a 20 mesi. Se in più il margine è del 20%, il chatbot costa più di quello che restituisce.
Il conto lascia fuori anche cose difficili da tradurre in numeri: il tempo del tuo team per definire risposte e regole di passaggio, la revisione delle conversazioni all'inizio, i clienti che preferiscono parlare con una persona e le risposte sbagliate da correggere.
Inserisci i tuoi numeri
- Conversazioni di vendita: contale in una settimana normale e moltiplica per 4,3.
- Conversione attuale: ordini su conversazioni di vendita nello stesso periodo.
- Valore medio e margine: dalle tue vendite reali, con il margine al netto dei costi variabili.
- Setup e costo mensile: dal preventivo che hai. Chiedi quale manutenzione, hosting e servizi di terzi include.
- Tariffe di Meta e del modello di IA: chiedi al fornitore una stima per il tuo volume.
- Ore: quante ne dedica oggi il tuo team a rispondere e che cosa farai con quelle che si liberano.
- Miglioramento di conversione: calcola almeno due scenari, quello che ti aspetti e uno con la metà. Se il caso regge solo in quello ottimista, non è ancora dimostrato.
Se vuoi fare questo conto per la tua attività
Raccontaci quale processo vuoi risolvere. In una prima conversazione capiamo l'esigenza e ti proponiamo il passo successivo. Se andiamo avanti, la proposta definisce perimetro, fasi e tempi, separando ciò che dipende da noi da ciò che dipende dal tuo team e da terzi, e specifica quale manutenzione, hosting o servizi di terzi include.