Quanto costa una dashboard in Looker Studio o Metabase: le 3 domande che definiscono il prezzo

USD 400 da una parte, USD 6.000 dall'altra, e i due preventivi usano esattamente lo stesso software: Looker Studio e Metabase sono gratuiti nella versione che usa una PMI. La licenza non spiega un centesimo di quella differenza. Quello che si paga sono ore di sistemazione dei dati prima che esista il primo grafico.

Una distribuzione con 1.240 SKU lo mostra meglio di qualsiasi spiegazione: Tiendanube (piattaforma di e-commerce latinoamericana) pubblica con il codice interno, Mercado Libre (il principale marketplace della regione) con il proprio identificativo di annuncio e il foglio dei costi che tiene il titolare scrive «Bidone 20 L blu», «bidone 20lt blu» e «BIDONE BLU 20» per lo stesso prodotto. Quel lavoro — far sì che due record scritti in modo diverso si riconoscano come lo stesso, e ottenere che due persone della tua azienda firmino che cosa significa ogni numero — è l'80 per cento del progetto e non si vede sulla schermata finale.

Per questo il prezzo non lo definisce lo strumento né la quantità di grafici, ma tre risposte che puoi scrivere tu in dieci minuti, prima di chiedere un preventivo a chiunque: quale campo fa sì che un record di un sistema corrisponda a uno di un altro e quanti non corrisponderanno; quale decisione concreta cambia se il numero arriva con un giorno di ritardo; e se la tua squadra, oggi, risponde lo stesso numero quando le chiedi quanto hai venduto il mese scorso. Due fornitori che ricevono queste tre risposte fanno preventivi simili. Senza, preventivano quello che si immaginano.

La licenza è gratis; disegnare i grafici è l'ultima ora del progetto

Looker Studio non fa pagare né per dashboard né per utente nella versione standard. Metabase è open source: girando su un server proprio non ha costi di licenza, e la versione gestita da loro parte nell'ordine degli USD 85 mensili per un team piccolo, numero che conviene verificare il giorno in cui lo guardi perché questi piani cambiano spesso.

Scegliere l'uno o l'altro sposta una voce, ma non quella che si crede: Metabase su server proprio non paga licenza e in cambio aggiunge un server e qualcuno che lo aggiorni, cioè canone, non setup. Looker Studio si salta quella voce e in cambio ti lega al fatto che i tuoi dati vivano dove Google può leggerli.

Quindi due preventivi separati da USD 3.400 usano esattamente lo stesso software. Come regola grossolana — non una misurazione del tuo caso —, disegnare i grafici si porta via circa dal 10 al 20 per cento delle ore. L'altro 80 se ne va in due lavori che non si vedono sulla schermata finale: far sì che due record scritti in modo diverso si riconoscano come lo stesso, e ottenere che due persone della tua azienda firmino che cosa significa ogni numero. Per questo una dashboard con dodici grafici su un solo foglio di calcolo costa meno di una con tre che incrociano il tuo negozio online con la tua fatturazione.

Domanda 1: quale campo unisce i sistemi, e quanti record non si uniranno

Scrivi ogni numero che vuoi vedere e accanto il sistema in cui vive oggi. Una piccola distribuzione finisce con qualcosa del genere:

• Vendite per canale: Tiendanube e Mercado Libre.
• Costo per prodotto: un foglio di calcolo che tiene il titolare.
• Incassi e fatturazione: il gestionale.
• Giacenze: il gestionale, tranne il magazzino nuovo, che sta in un altro foglio.

Quattro fonti. Ma la quantità di fonti non muove quasi il prezzo: lo muove la seconda metà della domanda. Quale campo fa sì che un record di un sistema corrisponda a uno dell'altro, e quale percentuale resterà fuori.

Mettici sopra i numeri. Quella distribuzione ha 1.240 SKU attivi. Tiendanube pubblica con il codice interno, Mercado Libre con il proprio identificativo di annuncio, e il foglio dei costi identifica i prodotti con il nome scritto a mano: «Bidone 20 L blu», «bidone 20lt blu», «BIDONE BLU 20». Un incrocio automatico per nome normalizzato abbina nell'ordine del 60-70 per cento; il resto resta in un elenco che qualcuno guarda riga per riga. Sono circa 400-500 casi, e a un ritmo ragionevole di 40 all'ora, tra le 10 e le 13 ore di una persona prima del primo grafico. È un ordine di grandezza tipico, non una misurazione del tuo catalogo.

Da lì esce la metrica che stai comprando davvero: quale percentuale delle tue vendite resta senza abbinamento. Una dashboard con il 3 per cento non incrociato si usa, perché quadra con l'Excel di chiunque e le differenze si spiegano. Con il 18 per cento non si usa: la prima volta che qualcuno la confronta con il proprio foglio, la dashboard perde la discussione e non si apre più. E scendere da 18 a 3 non costa proporzionalmente meno che arrivare a 18: quello che manca sono i casi brutti — kit che si vendono come un'unica unità e il cui costo si compone di cinque articoli, prodotti fuori produzione che continuano a comparire, la spedizione fatturata come se fosse un articolo — e ognuno si risolve con una decisione tua, non con una formula del fornitore.

Per questo conviene collocarsi in base al tipo di lavoro, non in base alla quantità di sistemi:

• Niente da abbinare. Ogni numero vive in un solo sistema e nessun grafico ne mescola due. Non c'è tabella di corrispondenze, e se compare una voce di preventivo per questo, chiedi a che cosa serve.
• Abbinamento per chiave. I due sistemi condividono lo stesso SKU, numero cliente o numero fattura, scritto uguale da entrambe le parti. È lavoro di ore, si fa una volta sola, e l'unica cosa da negoziare è che cosa mostra la dashboard quando compare un record senza corrispondenza.
• Abbinamento per criterio. Non c'è un campo in comune e qualcuno deve decidere, caso per caso, che queste due righe sono la stessa cosa. Qui vive la tabella di corrispondenze: è la voce più cara del preventivo e l'unica che continua a costare soldi dopo la consegna, perché ogni prodotto nuovo aggiunge una riga.

Prima di preventivare qualsiasi cosa, manda una mail di una riga a chi ti ha venduto il gestionale: se ha API o esportazione automatica programmabile, o se l'unica uscita è che una persona prema «esporta in Excel». Se è la seconda, quell'esportazione non è un dettaglio: è un passaggio che qualcuno della tua azienda ripete tutte le settimane per sempre, e va messo a preventivo in ore della tua gente.

Domanda 2: quale decisione cambia se il numero arriva con un giorno di ritardo

Rispondi numero per numero, non in generale. Con metriche di tutti i giorni viene così:

• Riassortimento delle giacenze: la decisione si prende una volta a settimana, quando prepari l'ordine al fornitore. Una dashboard che si aggiorna il lunedì mattina basta e avanza.
• Fermare una campagna pubblicitaria che non converte: la decisione si prende tutte le mattine. Ti serve il dato aggiornato prima delle 9.
• Bloccare una spedizione a un cliente con debito scaduto: la decisione si prende nel momento esatto in cui parte il camion. Quella non è una dashboard.

Il terzo caso è quello che fa risparmiare più soldi: quando la risposta è «devo saperlo subito» non ti serve una dashboard più cara, ti serve un avviso, che costa parecchio meno. Una dashboard è un posto dove vai a guardare; un avviso viene a cercarti. Passa il tuo elenco attraverso questo filtro prima di preventivare: quasi sempre ci sono due o tre numeri che sono avvisi e li stavi per pagare come schermate.

Per quelli che sono davvero dashboard, ogni frequenza obbliga a far esistere qualcosa di diverso:

• Mensile o settimanale: basta che una persona prema un pulsante il lunedì. Il problema non è tecnico, è che qualcuno se ne ricordi, e per questo conviene legarlo a una riunione che esiste già.
• Quotidiana e non presidiata: il processo gira da solo e, soprattutto, avvisa quando non è girato. Quell'avviso — a una mail o a una chat, con il nome della fonte che ha fallito — è la parte del canone mensile che vale davvero la pena pagare.
• Ogni pochi minuti: interrogare i sistemi in tempo reale smette di funzionare, perché ti limiteranno le chiamate e le schermate diventeranno lente. Serve un database proprio nel mezzo che conservi i dati man mano che passano: questo cambia l'intero progetto, non la dashboard.

E quella che si dimentica sempre: da quale data la serie è confrontabile con sé stessa. Il problema non è quanti mesi di dati hai, è in quale mese hai cambiato il criterio senza registrarlo. Se a marzo hai iniziato a fatturare la spedizione come voce separata, o hai migrato gestionale, o hai smesso di annullare le note di credito e sei passato a compensarle, la tua curva ha un gradino che non è un cambiamento del business: è un cambiamento di contabilità. Una dashboard onesta lo segna con una linea verticale e una nota a piè di pagina; una fatta male te lo mostra come se fossi cresciuto del 12 per cento da un mese all'altro. Scrivi nella richiesta di preventivo da quale data vuoi la serie e quali cambi di criterio ci sono stati nel mezzo: normalizzare questo è una voce a parte e tra le più sottovalutate.

Domanda 3: se chiedi le vendite del mese scorso a quattro persone, ti danno lo stesso numero?

Fallo oggi, separatamente e senza dire a che cosa serve. Lo schema che compare quasi sempre, con numeri inventati per l'esempio:

• Il commerciale dice USD 82.000, perché ha sommato tutto quello che è stato ordinato.
• L'amministrazione dice USD 71.000, perché ha sommato quello che è stato fatturato.
• Il titolare si ricorda USD 78.000, che è quello che è entrato in banca.
• Il commercialista dice USD 74.500, perché conta per data di emissione del documento fiscale e toglie le note di credito del mese.

Tutti e quattro hanno ragione e misurano cose diverse. Una dashboard è obbligata a sceglierne una e a etichettare le altre tre con un altro nome, e quella scelta la firmi tu, non il fornitore. Se le risposte non coincidono, non hai un progetto di dashboard: hai un progetto di definizioni con una dashboard alla fine, e tra le 10 e le 30 ore del preventivo sono riunioni e validazione.

Scrivi ogni metrica su una sola riga con quattro elementi: che cosa si conta, quando si conta, che cosa si esclude e con che cosa si confronta. Così:

Vendite del mese: somma degli ordini in stato spedito, contati per data di spedizione, IVA esclusa e senza costo di spedizione, escludendo i resi accreditati nello stesso mese, confrontate con la media dei tre mesi precedenti.

E poi la parte che quasi nessuno chiede, che è l'unica prova di accettazione seria che ha una dashboard: il mese di controllo. Scegli un mese già chiuso di cui esista un numero che qualcuno difenderebbe per iscritto — quello che è finito in bilancio, quello comunicato alla banca, quello firmato dal commercialista — e chiedi che la dashboard lo riproduca prima di darla per consegnata, con una tolleranza dichiarata nella proposta: meno dello 0,5 per cento di differenza sulla fatturazione e meno del 2 per cento sulle unità, per esempio. Se dà il 6 per cento di differenza, il problema non è estetico: ci sono record contati due volte, o vendite che non hanno trovato corrispondenza e sono sparite dal totale. Un fornitore che accetta quella clausola senza discutere è perché ci è già passato altre volte.

Se ti riesce di scrivere la riga di quattro elementi per tutte le tue metriche e hai già scelto il mese di controllo, il progetto è breve. Se non ti riesce per più della metà, aggiungi quelle 10-30 ore e due o tre settimane di calendario che non dipendono dal fornitore ma dall'agenda della tua gente. E restringi l'elenco: una dashboard che si guarda davvero ha tra cinque e otto numeri nella schermata principale, e ogni metrica in più si paga due volte, quando si costruisce e ogni volta che qualcuno cambia idea su che cosa significa.

La richiesta di preventivo che rende comparabili le offerte

Con le tre risposte scritte, manda questo così com'è a ogni fornitore:

Metriche che ho bisogno di vedere, con la definizione di una riga per ciascuna: [elenco].

Da dove esce ognuna: [sistema per sistema].

Per incrociare [sistema A] con [sistema B] ho questo campo in comune: [campo]. Per [sistema C] non ne ho nessuno: sono circa [N] record da abbinare a criterio.

Aggiornamento necessario: [quotidiano prima delle 9 / settimanale il lunedì / mensile], perché con quel dato decido [decisione concreta]. Se l'aggiornamento fallisce, voglio che avvisi [mail o chat] lo stesso giorno.

Serie storica da [data]. A [mese] abbiamo cambiato [criterio] e va segnalato nei grafici.

Mese di controllo per dare la dashboard per accettata: [mese chiuso], contro il numero di [fonte ufficiale], con tolleranza del [X per cento].

Ho bisogno del preventivo separato in quattro voci: abbinare e preparare i dati, concordare e documentare le definizioni, costruire la dashboard, e canone mensile con il dettaglio di che cosa include. Dimmi anche quante ore della mia squadra ti serviranno e per che cosa.

Come si legge la voce di preparazione dei dati

Le ultime due righe della richiesta sono quelle che fanno il lavoro, e si leggono così.

Se il tuo caso è abbinamento per criterio, la preparazione deve essere la voce più grande delle tre di setup. Se ti fanno un preventivo da USD 3.000 e quella voce dice USD 200, non è un affare: significa che pensano di risolverlo a mano ogni mese, con qualcuno che incolla in un foglio di calcolo, e quel costo torna comunque, travestito da canone o da una dashboard che a marzo non è più aggiornata.

Vale anche al contrario. Se tutti i tuoi numeri escono da un solo sistema con codici puliti e la preparazione si porta via metà del preventivo, chiedi che la scompongano in attività con le ore. Può essere legittima — storico vecchio, cambi di criterio, una migrazione nel mezzo — o può essere riempitivo, e la scomposizione lo chiarisce in una riga.

E chiedi le ore della tua squadra per iscritto. Accessi, definizioni e validazione del mese di controllo le metterai comunque: sono tra le 10 e le 25 ore di gente tua in un progetto piccolo, e sono l'unica cosa che non puoi esternalizzare.

Dove se ne vanno le ore di sistemazione dei dati

Questa scomposizione non porta prezzi di proposito: serve a confrontare proposte che invece li portano, voce contro voce.

Sono intervalli tipici di questo tipo di implementazione, non un listino prezzi. In un progetto con una sola fonte e le definizioni già scritte, tre di queste sette righe valgono zero, ed è per questo che lo stesso software può costare USD 500. Quello che funziona come segnale è il contrario: se una proposta cara non tocca nessuna di queste righe ed elenca solo grafici, non è ancora un preventivo.

Quando una dashboard ancora non ti conviene, e che cosa non risolvono le tre domande

Le tre domande servono a non confrontare pere con mele e a non pagare di più. Ci sono due cose che non fanno, e si scoprono entrambe dopo aver firmato.

Non ti dicono se i dati sottostanti sono affidabili. Una dashboard non pulisce niente: pubblica più in fretta quello che hai già. Se ogni venditore inserisce il nome del cliente come gli viene, vedrai tre clienti dove ce n'è uno, ora su schermo grande e con il logo dell'azienda in alto. L'abbinamento mette insieme quello che si assomiglia; non aggiusta quello che è stato inserito male all'origine.

Non coprono il momento in cui si rompe, che è silenzioso. Una dashboard rotta non mostra quasi mai un errore: mostra un numero. Quello dell'altro ieri, o quello di metà delle fonti mentre l'altra metà è rimasta congelata. Nessuno se ne accorge finché qualcuno non decide qualcosa con quel dato, o finché due persone non confrontano le loro schermate e non coincidono. Per questo la prima cosa da pretendere non è un avviso sofisticato: è che la data e l'ora dell'ultimo dato siano scritte su tutte le schermate, bene in vista.

E prima di tutto questo ci sono tre situazioni in cui la dashboard è direttamente la risposta sbagliata, per quanto bene sia preventivata. Tutte e tre si riconoscono senza chiedere un preventivo:

• La decisione si prende già, e si prende bene. Se il titolare prepara l'ordine al fornitore il lunedì guardando un foglio di calcolo e gli riesce bene da cinque anni, una dashboard gli mostrerà la stessa cosa più bella. Si giustifica quando la decisione oggi si prende tardi, o quando la deve prendere qualcuno che non ha accesso al dato.
• Nessuno firma le definizioni. Se le quattro persone dell'esempio danno numeri diversi e non c'è chi ne scelga uno, il progetto non è pronto. Prima il verbale delle definizioni e il mese di controllo; poi la dashboard, che tra l'altro costa meno con quelle due cose risolte.
• Quello che ti serve è venire a saperlo, non guardare. Se filtrando il tuo elenco con la domanda 2 metà sono cose che vuoi sapere sul momento — un cliente con debito che chiede una spedizione, un prodotto arrivato a zero, una vendita sopra un certo importo —, quelli sono avvisi: costano una frazione e non dipendono dal fatto che qualcuno apra qualcosa.

Scrivici a info@striqtech.com con le quattro cose che escono da questo articolo: il tuo elenco di metriche con la definizione di una riga, da quale sistema esce ognuna, quale campo le incrocia e quale sarebbe il tuo mese di controllo. Ti restituiamo la scomposizione per voci — quante ore se ne vanno ad abbinare dati, quante a concordare definizioni e quante a disegnare — anche se poi non ci ingaggi, perché con quella puoi leggere qualsiasi altro preventivo.

Se i tuoi dati oggi vivono in fogli di calcolo, che cosa si può automatizzare quando tieni tutto in Excel parte dalle quattro colonne che rendono incrociabile un foglio. Se sei un'agenzia e la dashboard è per i tuoi clienti, la decisione precedente si risolve con una divisione ed è in reporting white label: costruirlo internamente o affidarlo fuori. E che cosa chiedere a un fornitore di automazione prima di firmare prepara le clausole che vanno nel contratto.