Freelance di n8n o agenzia di automazione: come capire se riuscirà a sostenerlo

Mercoledì, undici del mattino, mese quattordici. Il flusso che carica gli ordini nel sistema ha smesso di funzionare lunedì, hai scritto lunedì pomeriggio e di nuovo ieri, e da tre giorni gli ordini si caricano a mano. Dall'altra parte non c'è nessuno di assente né di arrabbiato: c'è una persona che ha avviato un progetto nuovo e questa settimana sta fatturando a un altro.

Quale delle due versioni di quel mercoledì ti tocca si decide mesi prima, e non sul prezzo: si decide sull'unità con cui è scritto il preventivo. A ore o a progetto significa che il lavoro è stato incassato per intero il giorno della consegna, e la riparazione di mercoledì è tempo che non fattura. Al mese significa che hai comprato un posto nell'agenda di qualcuno, e la tua urgenza compete con altre urgenze che valgono lo stesso. Quella linea non la spostano né il prezzo né gli anni di esperienza.

Il confronto economico con l'assunzione di qualcuno interno è un'altra discussione ed è nel conto a 12 mesi. Qui la domanda è più piccola e più concreta: come capire, nella prima chiamata, se il freelance che ti ha mandato il preventivo di n8n, Make o Zapier continuerà a rispondere al mese quattordici. Sono tre domande sul passato —le promesse sul futuro sono gratis e tutti le rispondono bene— e un conto.

Guarda come ti fattura prima di leggere quanto ti fattura

Il giorno in cui qualcosa smette di funzionare, la domanda non è se il freelance sa ripararlo. Lo sa: l'ha costruito lui. La domanda è contro cosa compete quell'ora dentro la sua settimana.

Se ti ha fatturato a progetto, la riparazione è lavoro che non fattura. Non c'è malafede in nessun punto di questa frase: c'è una persona con un progetto in corso che sta davvero fatturando e un cliente di otto mesi fa che scrive un mercoledì alle undici. Lo farà, e lo farà bene, ma lo farà quando può. Quel «quando può» è esattamente il prodotto che hai comprato senza sapere che lo stavi comprando.

Se ti fattura al mese, la tua urgenza compete con altre urgenze che per lui valgono lo stesso, ed è una competizione parecchio più pari. Cambia anche qualcosa di meno ovvio: chi fattura tutti i mesi ha un motivo economico perché non si rompa, e chi ha incassato una volta sola ha il motivo contrario.

La tabella non dice che la prima colonna sia sbagliata. Dice che se comprerai la prima, conviene saperlo il giorno in cui firmi e non il giorno in cui si rompe.

Domanda 1: cosa di quello che ha costruito è ancora vivo

Le tre domande sono sul passato. Le promesse sul futuro sono gratis e tutti le rispondono bene; lo storico non si può improvvisare in una chiamata di trenta minuti.

Testo esatto: «Di tutto quello che hai costruito negli ultimi due anni, cosa continui a mantenere oggi e cosa si è spento?»

Riuscirà a sostenerlo se risponde con quantità e con date. Quattro clienti con cose in produzione, il più vecchio da marzo dell'anno scorso. E sa perché si sono spenti quelli che si sono spenti: uno ha chiuso l'attività, un altro l'ha portato a un team interno. Chi sostiene ha una storia noiosa e specifica.

Sa solo costruire se il curriculum è tutto consegne. «Ho fatto più di quaranta automazioni» senza una sola ancora viva sotto la sua cura non è un merito, è un dato: quaranta consegne e zero manutenzioni significano che non ha mai convissuto con un sistema in produzione per più di un mese.

La controdomanda che non si schiva: «Quale di quei quattro ti ha dato più problemi?» Chi mantiene ha l'aneddoto sulla punta della lingua, con il nome del sistema che si è rotto e il dettaglio idiota che l'ha causato. Chi sa solo costruire diventa generico.

Domanda 2: chi se n'è accorto l'ultima volta che si è rotto

Testo esatto: «L'ultima volta che ti si è rotto qualcosa in produzione, te ne sei accorto tu o te l'ha detto il cliente?»

Riuscirà a sostenerlo se dice che gli è arrivato un avviso. E c'è una risposta ancora migliore, quella che vale di più in tutta la chiamata: «me l'ha detto il cliente, e da lì ho messo gli avvisi». Quella mostra due cose che non si possono recitare. Che il guasto gli è costato qualcosa, e che ha cambiato il suo modo di lavorare per un'esperienza propria e non per una buona pratica che ha letto. È la cosa più simile a una garanzia che sentirai.

Sa solo costruire se risponde che non gli si è mai rotto niente. È l'unica risposta delle tre domande che non ammette una controdomanda utile, perché sotto non c'è niente: quello che ti sta dicendo, senza volerlo, è quanto tempo ha convissuto con qualcosa in produzione.

La controdomanda che non si schiva: «Quanto è passato tra il momento in cui si è rotto e il momento in cui qualcuno se n'è accorto?» Con il monitoraggio, la risposta si misura in ore. Senza monitoraggio, in giorni o in settimane. Sono entrambe risposte oneste ed entrambe ti servono per decidere; quella che non serve è quella che non ha un numero.

Domanda 3: cosa succede un martedì in cui lui non c'è

Testo esatto: «Se questo si blocca un martedì alle tre del pomeriggio e tu sei dentro un altro progetto, cosa succede esattamente?»

Riuscirà a sostenerlo se ha un piano concreto e per nulla scenografico. Un collega con accesso a cui passa i casi quando si assenta. Preavviso di due settimane prima di partire. Oppure direttamente: «dalle nove alle sei rispondo in giornata, fuori da lì no; se ti serve copertura nel fine settimana, non sono io». Quest'ultimo è un no onesto e vale oro, perché ti lascia decidere con le informazioni sul tavolo.

Sa solo costruire se la risposta non ha né un nome né un orario. «Ci guardo», «sono comunque connesso», «non è mai stato un problema». Nemmeno questa è malafede: è che finora non gli è mai capitato mentre era davvero occupato, e la prima volta che gli capiterà l'esperimento sei tu.

La controdomanda che non si schiva, e la più importante delle sei: «Quanti clienti con cose in produzione hai oggi, e quanti di questi ti pagano un abbonamento?» Contano entrambi i numeri, ma il secondo conta di più, e il conto del perché è qui sotto.

Il conto che rende verificabile la risposta alla terza

Un flusso che dipende da diverse piattaforme altrui si interrompe circa due-quattro volte all'anno; le cause concrete e il conto di quanto costa ripararle stanno in pagamento una tantum o abbonamento mensile. Prendiamo tre interruzioni all'anno per cliente, e un freelance con nove clienti con qualcosa in funzione.

Sono 27 incidenti all'anno. Contando la diagnosi, la riparazione, i messaggi avanti e indietro e il tempo che si perde a ricordare com'era costruito quel flusso, ognuno porta via circa due ore: circa 54 ore all'anno, quattro e mezza al mese. Su un'agenda di circa 150 ore mensili è il 3 per cento. La capacità non è mai il problema.

Il problema sono le altre tre proprietà di quelle ore.

Nessuna si può mettere in agenda. Arrivano sopra un progetto che ha già una data di consegna concordata con un altro cliente. Per questo il ritardo che subirai non assomiglia alla disponibilità che ti hanno promesso: assomiglia alla data di consegna di un progetto di cui non saprai mai nulla.

Se ha fatturato a progetto, quelle 54 ore non le fattura. A una tariffa di USD 50 sono USD 2.700 all'anno di lavoro gratis, sostenuti dalla buona volontà e dalla paura di fare brutta figura. Nessuno regge una cosa così all'infinito, e quasi nessuno lo annuncia: i freelance con portafoglio lungo e senza abbonamento non si dimettono, cominciano a rispondere ogni volta più tardi.

Non arrivano distribuite. I 27 incidenti non cadono due al mese: cadono il giorno in cui una piattaforma cambia qualcosa, e quel giorno si rompe ai cinque clienti che usavano quella integrazione. Lì non c'è un'agenda, c'è una coda, e il tuo posto in quella coda l'ha deciso qualcun altro.

Da qui esce la lettura dei due numeri che hai chiesto nella controdomanda. Dividi i clienti con abbonamento per i clienti in produzione. Vicino a zero con un portafoglio lungo significa che stai entrando in una lista d'attesa già sovvenzionata con lavoro gratis. Uno o due clienti in tutto significa il contrario ed è ugualmente scomodo: gli importerai molto, e c'è una probabilità reale che entro un anno trovi un impiego fisso e chiuda. La zona sana è quella noiosa di mezzo: tra cinque e otto clienti, con la maggioranza che paga una mensilità.

Quattro casi in cui vince il freelance e l'agenzia è pagare di più

• Progetto chiuso e finito. Migrare dati una volta, preparare un rapporto, collegare due sistemi per una campagna puntuale. Non c'è niente da sostenere, quindi non c'è niente da comprare a nessuno al mese.
• Quando hai già dentro qualcuno che può gestirlo. La prova non è che esista un responsabile dei sistemi: è se quella persona era nelle riunioni in cui si è deciso come si costruisce. Chi eredita un flusso che non ha mai visto non lo sostiene, lo riscrive.
• Quando stai ancora provando se l'automazione ti serve. Un freelance che costruisce un flusso piccolo ti dà più informazioni sul tuo processo di tre riunioni commerciali.
• Quando il processo non tocca né il denaro né l'agenda. Un rapporto che arriva in ritardo dà fastidio. Un appuntamento preso male o una giacenza non aggiornata costano.

Se vai comunque con un freelance, chiedigli queste tre cose

• Una data di revisione già quotata. Mezz'ora al mese 3 e un'altra al mese 9, pagate al prezzo di oggi e messe in agenda prima che finisca il progetto. È la versione freelance dell'abbonamento: non compri disponibilità, compri due momenti in cui qualcuno guarda. Costano meno della prima ora di diagnosi del giorno in cui si romperà, perché al mese 3 si ricorda ancora come l'ha costruito.
• Un secondo nome con un numero di telefono. Non «ho un collega»: il nome, il numero e qualche prova che quel collega è già entrato una volta nei tuoi flussi. Se il nome non esiste, vai avanti lo stesso se il resto torna, ma metti per iscritto che la continuità della tua operatività è passata a dipendere dalla salute e dall'umore di una persona sola.
• Un segnale che puoi guardare tu senza essere tecnico. Se tutti i giorni entrano contatti nel CRM e un giorno non ne entra nessuno, quello è il tuo avviso. Vale più di qualunque pannello che non aprirai mai, ed è l'unica cosa di questa lista che non dipende da lui.

Quello che si firma —titolarità degli account, esportazioni, piano di uscita— vale uguale con un freelance e con un'agenzia e non cambia perché è una persona sola: sta tutto nelle 12 domande prima di firmare e in di chi sono le tue automazioni.

Queste tre domande ti dicono se quella persona può sostenere quello che hai, non se quello che hai ha bisogno di essere sostenuto; questo si decide contando da quante piattaforme altrui dipende il flusso. E c'è una cosa che nessuna risposta buona sposta: anche con le tre risposte perfette, resta comunque una persona sola. Come si distribuisce tutto questo tra nomi con un sostituto sta in chi mantiene n8n dentro un'azienda.

Se hai già fatto la chiamata, mandaci le tre risposte testuali che ti ha dato a info@striqtech.com e ti diciamo cosa ci leggiamo noi, anche se la lettura è che quel freelance ti conviene più di noi. Quella che pesa di più delle tre è la seconda: se ha risposto con il nome di uno strumento di monitoraggio e una casella che riceve l'avviso, il resto della conversazione ha già cambiato tono. Se ha risposto «me lo dice il cliente», anche.